¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) si decido apostar por un servicio de procesamiento automático de facturas? ¿Qué otros factores debería considerar?
En otro post ya os adelantábamos algunas de las claves de este servicio. En este nuevo artículo presentaremos los factores exactos que posibilitan el ROI al contratar servicios como el nuestro.
Lo interesante al contratar un servicio de automatización de facturas es poder simplificar la operativa existente y conseguir, además, trabajar en tiempo real con datos precisos reduciendo los tiempos de gestión y, por tanto, los recursos dedicados a este tipo de tareas.
Trabajamos en un proyecto en el cual la empresa contratante recibía más de 100.000 facturas al año que debía procesar de manera manual.
Imaginemos que para la gestión y asistencia de esas facturas emplearan, al menos, cuatro recursos que gastaban, como mínimo, el 10% de su tiempo manejando los problemas del servicio de asistencia. Esta actividad les estaría costando alrededor de 32.000€ al año. Pero, además, debían emplear a más personal para corregir los errores encontrados en las facturas ya gestionadas. Generalmente en proyectos de este tipo se involucra parte del personal especializado del departamento Financiero que incrementa los costes en RRHH de manera considerable. Un estudio de Gartner Group manifiesta que el personal de los Departamentos Financieros, Administración y Compras emplean entre un 30% a un 40% de su tiempo en gestiones basadas en procesar manualmente información contenida en documentos de papel. Si anteriormente hemos señalado que 4 recursos no especializados utilizaban el 10% del tiempo para prestar asistencia a proveedores generando unos gastos de 32.000€ al año, ¿Cuánto se puede llegar a gastar en recursos especializados que utilizan una media del 35% de su tiempo? La cantidad de costes ocultos que se generan hace inviable continuar trabajando a la antigua usanza y posibilita la pronta respuesta que buscamos en este artículo: esta clase de proyectos tienen un rápido ROI.
Veámoslo pormenorizadamente:
¿Cómo se trabaja de manera manual?
Resumiendo bastante el proceso tradicional de recepción de facturas, diremos que las tareas que implica son la recepción de la factura, a través de email o a través de correo ordinario, lectura de la factura, inserción manual de datos en el ERP, validación y aprobación de la factura según los flujos internos de la empresa, contabilización, pago y archivo. ¡Y asistencia a proveedores! Todo este flujo tarda en resolverse entre 5 y 30 días por factura.
En la transformación digital de los procesos de pago de facturas, las empresas suelen querer empezar por implementar en su casa un OCR (Optical Character Recognition) para remplazar la parte del proceso de inserción manual de datos en el ERP. En lo que no se suele reparar es que esta nueva inserción trae consigo la adopción de aun más pasos en el proceso (escaneo, mapping, captura de datos y validación de la captura) y el consiguiente aumento de incidencias: OCR que no captura correctamente los datos, adopción de nuevas plantillas de facturas, falta de referencias, desconocimiento tecnológico… Al final, en lugar de automatizar un proceso completo, se automatiza una pequeña parte del proceso de cuentas por pagar cambiando la inserción manual de datos por una inserción semiautomática de los mismos. En estos casos se tiene que seguir gestionando recursos humanos, que antes se dedicaban a tratar manualmente las facturas y que ahora se deberán dedicar a digitalización, captura, validación de datos sin ser especialistas en ello. ¿Qué conlleva esto? Conlleva el gasto de inversión en hardware para el escaneo documental, en software para el tratamiento OCR y en el tiempo para aprender a manejarlo. Además, la velocidad con la que cambia la tecnología puede dejar obsoletos estos esfuerzos en un plazo de tiempo muy corto.
Nosotros recomendamos otra vía: la externalización de este tipo de tareas en empresas especialistas habituadas a tratar con cientos de proyectos similares cuya rápida respuesta puede ofrecer una solución óptima que genere un rápido retorno de la inversión efectuada.
¿Cómo lo hacemos?
Vamos a reflejar la manera de conseguir que este proceso sea más eficiente y económico partiendo del modo más desfavorable, la llegada de facturas en papel.
Para la recogida de las facturas físicas se pueden dar distintas soluciones. Desde recoger las facturas en casa del cliente, habilitar apartados postales o habilitar la sede de Normadat como punto de entrada de recepción de las facturas.
Una vez que tenemos el control de todo el flujo de recepción de papel se procede al premanipulado (por ejemplo, separación de la factura y otra clase de documentos como anexos, comunicaciones, publicidad etc.), escaneo de la imagen, control de calidad de la misma, indexación de datos, nuevos controles de calidad y finalmente destrucción de la factura para procesos de digitalización certificada, custodia de la factura en nuestro archivo o devolución de la misma. Siempre asegurando la completa trazabilidad del documento, ya sea electrónico o físico.
Si la factura llega por vía electrónica podemos recibirla a través de email, plataforma o FTP para después empezar las tareas de preparación y optimización de los PDFs.
Cuando hemos obtenido la imagen del documento se le aplica la tecnología OCR apoyándose con revisiones manuales de la captura para conseguir la extracción óptima del dato. Los datos más comunes para capturar en una factura son:
- Núm. Factura y en su caso serie.
- Fecha expedición
- Razón Social emisor y receptor
- NIF emisor y receptor
- Domicilio emisor y receptor
- Descripción de las operaciones (base imponible)
- Tipo impositivo
- Cuota tributaria
- Fecha prestación del servicio
Pero además de estos campos podemos enriquecer la extracción con líneas de detalle que ofrezcan datos extra al cliente y que le permitan automatizar flujos posteriores como la aprobación, la validación contra pedido, la validación de referencias, el registro en ERP, etc.
El resultado de estos procesos especializados de extracción es la creación de un PDF y un XML “vitaminados” con los datos que el cliente necesita, que no son únicamente los que la ley exige y que, además, pueden ser consumidos por cualquier tipo de ERP gracias a procesos de conexión dinámicos.
Un caso particular
Existen casos en los que la validación de las facturas se realiza en la empresa cliente por número de pedido, por lo que es necesario el acceso al sistema para disponer de la base de datos de pedidos. En este caso ¿cada pedido validado se consideraría un pedido “matado” que ya no se puede refacturar? ¿Cómo se hace el traspaso inverso de información desde nuestras validaciones a la base de datos del cliente? A través del acceso de un API para esta función específica. Cuando se crea un pedido se envía información de ese pedido a la plataforma y va añadiéndose información en una tabla que luego se utiliza para validar las facturas. La primera vez que se emite una factura contra el pedido cuadra ya que el pedido está abierto aun (no se ha “matado”) y la factura pasa. La segunda vez que se registra el pedido en el sistema financiero del cliente, cuyo pedido ya sí está matado, se manda una comunicación electrónica a la plataforma cerrando el pedido. También se puede hacer a la inversa si conocemos que solo va a haber una factura por pedido, cuando se ha mandado la primera factura, mandamos un comunicado al ERP donde se cierra el pedido.
En todo caso si los datos facturados no cuadran con los datos que debemos facturar se informa al cliente y se gestiona la incidencia con proveedor y/o departamento destinatario a través de nuestro departamento de soporte.
¿Qué cuestiones deberíamos tener en cuenta en un proyecto de automatización de facturas para conseguir un presupuesto detallado?
- ¿Cuántas facturas recibes y procesas al mes?
- ¿Cuántos proveedores tienes?
- Porcentaje de facturas en papel y facturas en PDF
- ¿Debemos capturar líneas de detalle o solo campos de cabecera?
- ¿Qué hacemos con las facturas después de tratarlas? ¿Custodia física o digital de las mismas o retornan al cliente?
¿Cómo conocer si el ROI va a ser positivo?
- ¿Cuántos minutos os lleva introducir manualmente cada factura en el ERP?
- ¿Cuántos minutos dedicáis a la aprobación manual y a las consultas de las facturas?
- ¿Cuántos empleados de tu empresa trabajan en cuentas por pagar y cuánto tiempo dedican de su jornada?
- ¿Cuántos empleados y cuánto tiempo dedican a tareas de asistencia a proveedores y sus pagos?
Otros costes:
Además se tienen que tener en cuenta otros factores que encarecen el tratamiento de una factura si se hace de manera manual:
- Impresión
- Sobres
- Franqueo
- Espacio para archivo
Estos costes pueden llegar a encarecer la factura en unos 2,5€. Además existen otros costes administrativos:
- Recordatorios de pago
- Asistencia a proveedores interesándose por el estado del pago
- Administración de pagos y fondos
- Archivar
- Consultas de facturas antiguas
Acceso a términos de pago adecuados.
¿Manejáis recursos humanos dedicados a obtener condiciones de pago más favorables con proveedores de grandes gastos? Sin la automatización de este tipo de procesos es difícil poder recurrir a condiciones beneficiosas por pronto pago. Además del gasto en este tipo de recursos, hay que valorar las reservas de efectivo utilizadas y como a la Tesorería de nuestra empresa le resulta interesante valorar recurrir a pagos anticipados de aquellos proveedores que ofrezcan descuentos atractivos. Al no poder negociar condiciones de pago anticipado, los costes de oportunidad, con un descuento promedio en el mercado del 2% sobre el 50% del gasto, pueden llegar a ser considerables.
La gestión de datos maestros de proveedores es otra de las variables que podemos considerar en el ahorro de costes. Con un sistema de gestión externalizada de datos maestros de proveedores se reduce el tiempo dedicado al reingreso de datos desde distintos sistemas ERP y podemos obtener un mayor control de los proveedores capturando aproximadamente el 90% de los ahorros (en función del descuento promedio del 2%). Esto se traduce en cuantiosos ahorros al poder establecer políticas en las condiciones de pago por anticipado. En relación con este asunto y aplicando las políticas de pago referidas en este artículo, Normadat resultó vencedor y fue premiado con el Galardón CEPYME a la “Pyme con mejor prácticas de pago” en el pasado año 2019.
Claves de este tipo de proyectos:
- Transformar costes fijos en costes variables
- Coste por factura procesada
- SLA de 24/48 horas para el procesamiento de las facturas
- Eliminación del tiempo de gestión
- Cumplimiento del SII
- Capacidad de adaptación a múltiples facturas y captura de datos
- Acceso a indicadores financieros normalizados que antes se encontraban dispersos
¿Qué volúmenes debo manejar para la rentabilidad de esta clase de proyectos?
La rentabilidad es interesante desde casi cualquier volumen de facturas. Pero el ROI está prácticamente asegurado si trabajas a partir de 10.000 facturas/año hacía arriba. Como dato curioso, nosotros tenemos experiencia en múltiples proyectos que van desde las 7.000 hasta las 350.000 facturas al año, por tanto, ¡la horquilla es extensísima!
Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
