¿Es cierto que los proyectos de gestión documental en empresas y administraciones públicas generan un retorno de inversión?
Por increíble que parezca, la respuesta es sí. Y este ROI se verá reflejado en la cuenta de resultados por la cantidad de horas de trabajo ahorradas al aligerar la búsqueda de documentos. También te darás cuenta del número de copias e impresiones de documentos que dejarás de sacar. Y hasta de las multas que no pagarás por no eliminar efectivamente los datos privados de tus clientes cuyo plazo de conservación está vencido.
En efecto, la correcta gestión documental reduce considerablemente los costes operativos de tu negocio y te permite cumplir con las normativas vigentes. Sigue leyendo para saber cómo calcular el ROI que proporcionan tales procedimientos y las diversas soluciones que en Normadat te ofrecemos en este sentido.
¿Cómo puedes calcular el ROI de un proyecto de gestión documental?
Para empezar, el ROI o retorno sobre la inversión es una métrica que define cuánto dinero gana o pierde una empresa por cada euro invertido. En concreto, es un dato fundamental para calcular el valor que determinados proyectos aportarán a la organización. Al estimarla correctamente, es factible tomar decisiones objetivas sobre la conveniencia de llevarlos a cabo y/o sobre cómo ejecutarlos.
A decir verdad, cuando hablamos de proyectos de gestión documental, estos no siempre son fuentes de nuevos ingresos. La mayoría de ellos solo disminuyen costes operativos. En este sentido, lo más apropiado es plantear una fórmula en la que el ROI sería igual a la división del total de costes operativos reducidos (TCOR) entre el coste del proyecto (CP):
ROI= TCOR/CP
De esta manera, un proyecto de gestión documental que genere un ahorro de 20.000 euros y cuyo coste sea de 5.000 euros, tendría un ROI de 4 euros. Es decir, el proyecto producirá una ganancia de 4 euros por cada euro invertido:
20.000€ (TCOR) / 5.000€ (CP)= 4€ (ROI)
Ahora bien, si además de reducir costes, el proyecto también genera ingresos, podemos modificar la fórmula sumando los nuevos ingresos (NI) al TCOR y dividiendo el resultado entre el CP. Supongamos que los nuevos ingresos lleguen a 8.000€; entonces: ROI= TCOR + NI / CP
20.000€ (TCOR) + 8.000€ (NI) / 5.000 € (CP) = 5,6€
Así, el proyecto de gestión documental estaría generando un retorno sobre la inversión de 5,6€.
En otras palabras, ese proyecto generaría un beneficio de 5,6€ por cada euro invertido. En conclusión, para este cálculo, el coste del proyecto siempre es el denominador. Mientras que la reducción de costes, los nuevos ingresos o la suma de ambos pueden ser el numerador.
Reducción de costes y nuevos ingresos derivados de la gestión documental, ¿cómo calcularlos?
En la misma línea, la reducción de costes que proporciona un proyecto de gestión documental dependerá del alcance y los objetivos del mismo. Para estimarlo, es común considerar los siguiente elementos:
- Reducción de costes de trabajo. En función de este cálculo, puedes multiplicar el coste de cada hora de trabajo por la cantidad de horas ahorradas.
- Insumos de oficina. Con frecuencia, se considera en este caso el consumo de papel y tinta para impresión. Entonces, solo tendrías que multiplicar el coste de cada impresión por el número de impresiones que no realizarás.
- Espacio de almacenamiento. Quizás sea uno de los ítems más importantes a reducir, ya que de esto depende la necesidad o no de alquilar o adquirir más espacio para las operaciones de la empresa. En concreto, para estimar esta reducción, debes multiplicar el coste del metro lineal de un local por la cantidad de metros lineales que no requerirás para almacenar documentos.
- Otros muebles y artículos para oficina. En general: archivadores, armarios, carpetas y bolígrafos, entre otros. Bastaría con sumar los costes individuales y por paquetes, según corresponda.
Nuevos ingresos
Por otro lado, los ingresos que un proyecto de gestión documental puede generar son diversos. Un caso muy común es el de las empresas que adquieren un software aplicado a esta función para gestionar su propia documentación. Pero, a posteriori, ofrecen a sus clientes la posibilidad de acceder y emplear dicha solución cloud mediante una cuota anual. Si este es parte de tus objetivos, para el cálculo de este retorno solo debes multiplicar la cantidad de clientes/usuarios que captarás por el total de la cuota mensual o anual a cobrar.
¿Qué conceptos suele incluir el presupuesto de un proyecto de gestión documental?
Considerando los servicios, software y tecnologías que ofrezca, una empresa especializada en gestión documental para organizaciones, como Normadat, los conceptos más habituales a presupuestar son:
- Solución informática. Este incluye el coste de la solución, bien sea en la modalidad de software como servicio (SaaS) u On Premise, a lo que se sumaría el hardware, si lo requiere.
- Coste de la mano de obra. Este resulta de multiplicar el coste de la hora por la cantidad calculada por el proveedor para la implantación.
- Servicios con precios fijos: soporte anual, almacenamiento cloud en los servidores del proveedor, formación, para la plantilla, etc.
Estos son los servicios de gestión documental que te ofrecemos en Normadat
En Normadat somos especialistas en gestión documental para empresas y administraciones públicas. Los siguientes son solo algunos de nuestros servicios:
Consultoría documental
A partir del estudio y análisis de la producción documental de organismos públicos o privados, en Normadat diseñamos la estructura de nuestro sistema documental y archivístico. Esto implica proponer actuaciones para la implantación de sistemas de gestión documental y archivística. Entre ellas:
- Identificar, organizar y coordinar los diferentes archivos. A lo que se suma la compilación, estudio y valoración de las series documentales producidas por las distintas dependencias.
- Crear un cuadro de clasificación de documentos.
- Definir procedimientos de archivo en los archivos de oficina o de gestión.
- Establecer calendarios de conservación y/o de destrucción.
- Diseño del plan de implantación y acciones de mejora para el desarrollo armónico del nuevo sistema de gestión de archivos y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Digitalización de archivos, documentos, nóminas, PRL, contratos
Sin duda, la digitalización de documentos y archivos es esencial en la gestión documental, porque permite el acceso a los documentos electrónicos en segundos. No importa en qué lugar se encuentre el usuario. En Normadat asumimos el proceso en su totalidad:
- Recogida
- Digitalización
- Indexación
- Validación de campos
- Exportación de ficheros a servidores externos y exportación web de imágenes en entorno seguro.
A los efectos, digitalizamos documentos con escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto o mediante escáneres especiales para libros o planos. De acuerdo con el tipo de proyecto, digitalizamos microfilms, films, microfichas, negativos y diapositivas con escáneres adecuados.
A lo anterior, añadimos la necesaria labor de indexación para una rápida identificación y recuperación posterior. El proceso de digitalización de archivos y documentos puede realizarse en las instalaciones del cliente (en Normadat trasladamos todas nuestras herramientas propias) o en nuestras sedes.
Gestión documental para bibliotecas
En Normadat contamos con personal cualificado y recursos tecnológicos para atender servicios específicos en archivos y bibliotecas. Catalogamos todo tipo de materiales bibliográficos, siguiendo parámetros como:
- Reglas de Catalogación
- Normas ISBD
- Formato MARC21
- IBERMARC
- RDA
En este particular, nos adaptamos a cada tipología documental: manuscritos, publicaciones periódicas, monografías y materiales especiales (gráficos, cartográficos, archivos sonoros y audiovisuales, partituras, etc.). En Normadat asumimos totalmente el proceso de tratamiento de todo tipo de material bibliográfico.
Nuestros servicios para bibliotecas y archivos son:
- Catalogación y digitalización de libros.
- Clasificación, organización y registro de autoridades.
- Gestión de publicaciones periódicas.
- Aplicación de recursos digitales a la biblioteca.
- Apoyo a la plantilla institucional en la gestión de bibliotecas y museos.
Destrucción certificada de documentos
Por otra parte, la destrucción segura de documentos y archivos es una actividad crítica en la gestión documental. Con nuestro servicio de destrucción de documentos y discos duros puedes deshacerte de la información sensible o privada que ya es obsoleta o cuyo tiempo legal en el que puede ser reclamada ha finalizado. O bien porque no quieres que esa información pueda ser revelada. La destrucción certificada de documentos de Normadat te permite:
- Centralizar y unificar toda la gestión de la destrucción de documentación.
- Cumplir la normativa legal vigente en materia de Protección de Datos (LOPD y RGPD-UE). Así como también para cumplir con los controles exigibles para el cumplimiento de la ISO 27001 de Seguridad de la Información.
- Preservar la confidencialidad de los datos que contienen los documentos.
En Normadat disponemos de máquinas independientes de destrucción de documentos con la tecnología más avanzada. Con ellos, podemos eliminar efectivamente documentos en papel, dispositivos informáticos y material corporativo. Por tanto, controlamos todo el proceso desde la entrega de la información que llega en contenedores a nuestras instalaciones hasta la destrucción de los mismos.
Y estos son solo algunos de nuestros servicios
¡Contáctanos y conoce todo lo que en Normadat podemos ofrecerte para actualizar y aligerar la gestión documental de tu empresa!
