Hace unos años ninguno nos hubiéramos imaginado los problemas que pueden llegar a acarrear a una empresa la gestión de las notificaciones que se producen entre la Administración Pública y las empresas. Pensamos que a raíz de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en la que se volvería obligatoria la comunicación entre ambas todo sería más sencillo, ágil y rápido. Y así debería ser. Pero no fue.
Los problemas con las notificaciones
El problema surge cuando esas comunicaciones y notificaciones que antes tardaban en llegar en carta, pero que acababan llegando, ahora no lo hacen. En el correo electrónico que manejamos en la empresa no siempre llegan las comunicaciones que antes recibíamos vía postal. Ahora debemos ir a buscarlas allí donde deben estar: en sede electrónica.
¡Ay! Ojalá todo fuera tan sencillo.
La sede electrónica, ese maravilloso lugar donde, con solo acceder, encontraremos todas las comunicaciones pendientes que la Administración Pública nos ha emitido y donde podremos leerlas y gestionarlas sin problemas…ese fantástico lugar…no existe.
Cuando hablamos de sede electrónica nos referimos a un sitio web que está a disposición de la ciudadanía y de las empresas en Internet y del cual es titular una administración pública encargada de gestionarlo y administrarlo, para que podamos acceder a la información. Pero puede haber tantas sedes electrónicas como administraciones públicas encargadas de gestionarlas.
Como decíamos la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público marcan la obligatoriedad de la AAPP de comunicarse con las empresas y ciudadanos a través de sede electrónica. El problema empieza cuando cada organismo decide crear su propia sede para emitir sus comunicaciones. Es entonces cuando empezamos a recordar con nostalgia todas esas cartas que recibíamos en la recepción de nuestra empresa.
Y es que gestionar todas las notificaciones que nos emite la AAPP de manera correcta se vuelve un verdadero dolor de cabeza si trabajas con distintos organismos, de distintas administraciones y tienes que estar al tanto de lo que te quieren comunicar los ayuntamientos repartidos por la geografía española, además de distintas diputaciones, ministerios, direcciones generales, institutos públicos…
Existen sedes electrónicas como la de Carpeta Ciudadana que ofrece los trámites de la Administración General del Estado donde se aglutinan bastantes notificaciones de distintos organismos públicos, como ayuntamientos. Pero no son todas las que están ni están todas las que son.
Encontramos además de éstas, sedes electrónicas en función de su ubicación geográfica, por ejemplo, a la Generalitat de Cataluña notifica desde Enotum, el Gobierno Vasco desde su portal o puede ser que un pequeño ayuntamiento emita sus notificaciones a su sede electrónica creada ad hoc, que para eso lo han pagado.
Recordemos que la Ley obliga a las AAPP a comunicarse mediante medios telemáticos, pero no obliga a hacerlo en un determinado portal o sede. Así la Comunidad de Madrid utiliza su sede electrónica o, si tenemos que buscar notificaciones por competencias, por ejemplo de índole económica, iremos a visitar el portal de la AEAT.
Pero no acaba el lio aquí.
También existen notificaciones como las que emite la Dirección Electrónica Vial de la DGT. Este organismo centraliza en la Dirección General de León las multas de prácticamente todo el territorio nacional a excepción, entre otras, de las sanciones que se imponen dentro de la capital que son gestionadas por el Ayuntamiento de Madrid. Las multas de tráfico pueden aparecer por doquier. Y no siempre en la misma sede electrónica.
Imaginemos que tenemos una pequeña flota de agentes comerciales que van visitando a clientes a lo largo y ancho de nuestro país. Si a alguno de esos comerciales les multan con una sanción por exceso de velocidad, dependerá de la localidad donde hayan sido multados para que la sanción correspondiente aparezca en una sede electrónica o en otra. Por no hablar de que la multa sea emitida por un pequeño ayuntamiento que la ponga “a nuestra disposición” en la exclusiva sede electrónica de su municipio.
También se producen problemas si dentro de nuestra organización existe más de una persona encargada de recibir notificaciones ya que se producen desbarajustes en la recepción de las notificaciones. En ocasiones, cuando un trabajador entra a una sede y ve notificaciones que no son para él, no las descarga. O peor es cuando las descarga y luego no da con la persona responsable para su tramitación dentro de su empresa, haciendo correr los plazos.
A estas alturas del artículo muchos pensaréis que nos hemos olvidado de que gran parte de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias vienen advertidas en la bandeja de entrada del correo electrónico. Y así es en muchas ocasiones. Pero en otras no. Puede ocurrir que la dirección de correo que dimos en su momento haya quedado obsoleta, o que ya no pertenezca a un trabajador de la empresa o directamente no dimos nunca de alta una dirección de correo para cierta sede electrónica. En estos casos también estaremos sufriendo un problema, aunque sólo sea una la sede que no tenemos enlazada a un correo electrónico.
Además, también existen notificaciones que nunca son descargadas por desconocimiento, sin embargo, para la Administración estas notificaciones se dan como comunicadas y no se exime la responsabilidad de no haberlas leído en plazo para que queden consideradas como notificadas a la empresa.
La solución para gestionar notificaciones
Ante estas problemáticas existen distintas soluciones. Muchas pasan por plataformas tecnológicas que automatizan el rastreo de sedes electrónicas y unifican las notificaciones en un único punto de acceso. Estas soluciones, si bien ofrecen un alto grado de comodidad en el rastreo de sedes, también presentan algunos hándicaps que impiden llegar a todos los públicos. El primero es un coste elevado, que se puede seguir incrementando si decidimos añadir más sedes electrónicas al rastreo de las definidas en un primer momento. El segundo, la fragilidad en las automatizaciones, puesto que si algo cambia en el buzón de destino del interesado o en la página web de la sede electrónica que deben visitar, los envíos dejarán de funcionar sin que podamos advertir el error ni corregir la automatización diseñada inicialmente.
Nuestra propuesta pasa por combinar tecnología y personas. Normadat es una empresa de servicios y, como tal, hemos diseñado y creado una plataforma sólida que pueda actuar de punto de entrada de todas las notificaciones y que conserve toda la trazabilidad de éstas desde un primer momento. Esta plataforma, así como la descarga de las notificaciones electrónicas obligatorias, es atendida por un técnico especialista.
Combinando tecnología y personas ofrecemos servicios que están en sintonía con lo promulgado por la Comisión Europea de la Administración Electrónica que afirma que se ha de mantener una mezcla en “el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en las AAPP combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes”.
Pues bien, de esto se trata precisamente. Este servicio consolida el uso de nuevas tecnologías que ayudan a la recepción, seguimiento y respuesta de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias a través de una plataforma que permite avisos de llegada, seguimiento y cambios de estado en el trámite (recibido, leído, tramitado, devuelto etc.) para asegurar la llegada de la notificación a la persona interesada y su correcta tramitación.
La tecnología se combina con la puesta a disposición de un servicio gestionado por profesionales que se encargan del rastreo diario de sedes, seguimiento de las notificaciones, incidencias, dar respuesta a las mismas si es preciso y, en definitiva, de todo lo necesario para asegurar el flujo de las notificaciones desde el aviso en la plataforma del Estado hasta su recepción por las personas interesadas dentro de una organización.
