El 19 de abril de 2010 cumple el plazo establecido en el Real Decreto 1720/2007 para adoptar las medidas de seguridad de los archivos en papel que contengan datos de nivel alto.
El nuevo Reglamento, además de desarrollar la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos (LOPD) de carácter personal y sus normas de desarrollo que determinan la protección de los datos de carácter personal, establece como novedades la inclusión de los archivos en papel en el ámbito de aplicación del reglamento.
Respecto a este tipo de archivos que contienen datos de las personas, se les otorga un nivel de protección alto, lo que conlleva la adopción de medidas de seguridad que atañen a los sistemas de conservación y archivado de datos, a las copias o reproducciones y al acceso/traslado de la documentación.
Una de las principales soluciones que están acometiendo tanto grandes como medianas y pequeñas organizaciones es la externalización de la custodia y gestión de archivos con empresas especializadas.
Otra solución consiste en la digitalización de los documentos y su posterior custodia. Esta solución limita el acceso a los documentos electrónicos, evitando así a la empresas el montaje de costosos y complicados sistemas de control de acceso a los documentos en papel, pudiendo ser éstos también objeto de custodia externa con una empresa especializada que cuente, eso sí, con instalaciones y procedimientos para la correcta gestión de estos documentos.
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