En ocasiones, tenemos en nuestras manos determinada documentación que por su valor histórico, sentimental o económico no debemos archivar ni almacenar en cualquier lugar. Te decimos dónde estará segura, accesible y a prueba de desastres.
Documentos muchas veces de carácter confidencial que por su seguridad necesitamos mantener en un lugar especial donde además no pueda dañarse ni extraviarse y que se preserve en perfecto estado pase el tiempo que pase.
En tal caso, es necesario contar con un centro especializado en la custodia de documentos como uno de los cuatro que tenemos en Normadat dentro de la Comunidad de Madrid. Hablamos de centros que cuentan con todas las medidas de seguridad como control de accesos, circuitos de videovigilancia y sistemas de emergencia especializados como por ejemplo la extinción de incendios por gas en lugar de por agua para que no se dañe ninguno de los documentos que albergan las instalaciones.
Es imprescindible la cobertura de todo el proceso, desde que se entrega o hace llegar la documentación hasta que la trasladan a los centros para custodiarla dentro de los depósitos especiales donde se organizan los documentos de los clientes y se mantienen en perfecto estado.
No solo se custodian archivos físicos, también se puede solicitar la custodia de documentos digitalizados para la visualización online de la información o incluso a modo de copias de seguridad si no quiere entregarse el original y existen además servicios complementarios interesantes como es la destrucción certificada de documentación. Para ello disponemos de instalaciones especializadas en este tipo de procesos ahorrando a los clientes tener que transportar los documentos a otro lugar para proceder a la destrucción de los mismos. Evita riesgos.
A través de nuestra página web, el ususario puede monitorizar el estado en el que está su documentación, todos los movimientos del mismo pudiendo gestionar y custodiar desde la plataforma los documentos allí almacenados, solicitarlos para su entrega inmediata o incluso para su expurgo. Una completa gestión online del archivo de cada empresa.
Siempre acorde con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos y cumpliendo con lo indicado en el Real Decreto 1720/2007, se ponen a disposición de los clientes interesantes servicios que van más allá de la custodia de documentos en nuestras instalaciones o la mencionada destrucción de documentación confidecnail, además ayudamos a convertir el archivo en un gasto variable, ofrecemos el apoyo de expertos para el manejo de la información de la empresa etc.
Así, además de estas modernas instalaciones y la experiencia y profesionalidad, nos avalan grandes empresas españolas que han confiado la custodia de sus archivos a Normadat, siendo sus proveedores de gestión externa de documentación ¡desde hace más de 20 años!
