El artículo publicado en Linkedin por José Galván, Director General de Normadat SA, deja claro qué podemos hacer para no quedarnos atrás.
Las empresas nos hemos visto inmersos de golpe en la transformación digital, no se puede esperar más.
El que no esté al día lo va a notar en su cuenta de resultados.
Digitalización y teletrabajo
El teletrabajo no es nuevo y en un alto porcentaje de las medianas y grandes empresas ya era una práctica habitual.
Lo que no era habitual es que el 99% de los trabajadores de esas empresas lo estén haciendo y de manera intensiva, sin aparecer por la oficina.
El teletrabajo está suponiendo un gran aliado para frenar el contagio pero también está sacando a la luz las deficiencias de la digitalización en las organizaciones.
En muchas de estas organizaciones, había procesos que estaban digitalizados íntegramente, pero esto no ocurre en todas las organizaciones ni en todos los procesos.
Recientemente se ha publicado que el Gobierno va a retrasar el pago de ciertos impuestos por varias razones, siendo una de ellas que las pymes no están recibiendo todas las facturas de sus proveedores, con el problema que supone el no poder contabilizarlas. Y esto no ocurre sólo en las pymes.
Muchas grandes empresas ya tienen en marcha procesos de digitalización de facturas, pero no de aprobación digital, por lo que se encuentran con importantes problemas que están resolviendo acudiendo a soluciones caseras.
- Procesos de recursos humanos en los que hay que acudir a expedientes de empleados que no están accesibles al estar solo en papel y las oficinas cerradas.
- O cómo resolvemos las incidencias de los clientes si no tenemos acceso a toda su información porque una parte de ella aún está en papel.
- Cómo hacemos llegar a las personas que están en teletrabajo la documentación que llega a la oficina...
Todo ello, por supuesto, sin contar con todas las empresas que han cerrado completamente sus oficinas y tienen la totalidad del archivo dentro de éstas.
Es hora de que todos nosotros revisemos los procesos para detectar, primero y obvio, cuáles se pueden digitalizar y, segundo, en los procesos ya digitales, qué problemas estamos detectando y cómo podemos resolverlos.
Porque el teletrabajo ha llegado para quedarse en todos aquellos que lo han comenzado a practicar ahora. Las ventajas son muy evidentes y todos las conocemos:
- ahorro de tiempo de desplazamientos
- facilidad para conciliar vida laboral y personal
- incremento de la satisfacción del empleado
- fidelización del empleado...
Y si no adaptamos bien nuestros procesos seguiremos con importantes carencias en la eficiencia de nuestras tareas.
Digitalización de facturas, portal de proveedores, firma electrónica, expediente digital, workflow de aprobación de documentos, validación de documentos electrónicos, seguridad documental... son términos con los que vamos a tener que familiarizarnos en los próximos meses.
