En un contexto empresarial como el actual donde la competitividad y el constante cambio del mercado hacen que las organizaciones deban reinventarse continuamente, se necesitan procesos ágiles que permitan eficacia y rapidez en las actividades empresariales. Esto se puede lograr a través de la digitalización de procesos.
En los dos próximos artículos os hablaremos de la digitalización de procesos enmarcada dentro de la transformación digital de las empresas. Pero antes de comenzar deberemos explicar a qué nos referimos cuando hablamos de procesos empresariales.
Proceso es un conjunto de actividades relacionadas y con un orden de actuación determinado en el que una entrada genera un resultado previsible que dispara el inicio de una actividad.
Los procesos en una organización suelen ser clasificados en:
- Procesos Operativos. Son donde el personal de una compañía realiza sus operaciones. Constituyen el negocio principal y dan al proceso un valor primario.
- Procesos de Gestión. Supervisan los procesos de los anteriores para garantizar que se llevan a cabo de una manera adecuada y eficaz.
- Procesos de Apoyo o Soporte. Son aquellos que producen productos o servicios que son transparentes para el cliente externo pero imprescindibles para la gestión efectiva del negocio. Es decir aquellos procesos que soportan y ayudan a la consecución del éxito del proceso primario (que es el que ofrece valor al cliente, por lo que el cliente te paga).
- Procesos de Dirección. Se aseguran que se está operando bajo el paraguas de la legalidad y se siguen las directrices de la dirección.
Todos estos procesos a su vez pueden ser descompuestos en sub procesos o tareas más sencillas.
Debería existir un responsable o líder por cada proceso. Esta persona sería la encargada de obtener los mejores resultados en el proceso ya que debería tener gran conocimiento del mismo. En todo proceso debería trabajar el encargado del proceso o líder, el equipo de gestión y las partes interesadas en el proceso.
Los procesos deben ir de extremo a extremo (llamado end to end), es decir, deben estar claramente definidos en su conjunto. Deben consistir en un orden de actividades que sean ejecutadas en una secuencia, es decir, con una disposición lógica basada en el espacio y en el tiempo.
Si determinamos las necesidades que originan una entrada y determinamos que unidad la provoca, podremos entonces determinar los disparadores que activan el proceso y qué unidad lo ha originado.
Lo mismo podemos hacer en el otro extremo del proceso (“end2end”). Dilucidar las unidades receptoras de las salidas del proceso y qué necesidad origina la actividad de salida, que es de valor para el cliente, conformando así todo el proceso completo. Pero entre extremo y extremo (entrada y salida) también existen actividades intermedias que componen y completan todo el proceso. Todas estas actividades construyen el proceso.
Cada una de las actividades debe generar un registro que evidencie la trazabilidad y el modo de ejecutarse. De esta manera podemos segmentar el proceso y determinar con precisión todos los documentos que deben componerlo atendiendo a los procedimientos, protocolos etc.
Por supuesto, la identificación de los riesgos para cada segmento del proceso es fundamental. También lo es su posible interacción con otros segmentos. Para controlar los riesgos establecemos indicadores de gestión que apuntan directamente a mejoras y controles de calidad en cada una de las actividades de los procesos estudiados.
La transformación digital es el camino que siguen las empresas para digitalizar procesos, productos y modelos de negocio y conseguir incrementar su productividad, ahorrar costes, tener una mayor reacción ante las demandas del mercado y, en definitiva, ser más competitivos.
