La custodia de archivo o documentación es una tarea fundamental de cara a garantizar la protección de la información y asegurar que no se pierda ni deteriore. Hablamos de información fundamental como puede ser el archivo histórico de una biblioteca o la documentación fiscal de los clientes de una gestoría.
Continuando con el anterior post, vemos cómo en otros casos, una vez se supera el tiempo estipulado de conservación material de los mismo y una vez hayan sido, como decimos, digitalizados, pueden destruirse (tarea que pueden realizar algunas de las empresas dedicadas a su custodia siguiendo los trámites oficiales) y conservarse tan solo su copia.
Por el contrario, cuando hablamos de custodia de archivos vivos nos referimos a aquellos documentos que se están usando en la actualidad, que tienen movimiento y uso, por decirlo de alguna forma no antiguos. Al tratarse de ficheros y expedientes que necesitamos consultar a menudo, es fundamental que sean fácilmente localizables y accesibles de un modo rápido en el momento en el que el cliente los demande.
Los archivos vivos o activos, como ocurre con los hitóricos, se almacenan tanto en papel como en formato digital y se actualizan a diario siempre y cuando se produzca cualquier tipo de modificación o ampliación de la información relacionada con los mismos, llevando un control mucho más directo y exhaustivo ante la posibilidad de que surja su inmediata demanda.
En la custodia de los archivos vivos, prima tanto el orden y preservación de los mismos como la rapidez en digitalizarlos e incorporarlo a los ficheros para su acceso cuando sea necesario. Asimismo, los programas de gestión documental son una herramienta de trabajo imprescindible para las empresas especializadas en la salvaguarda de estos archivos automatizando tareas de preservación, categorización y posterior búsqueda y acceso.
En ambos casos, aunque la gestión, el mantenimiento y la forma de preservación no son iguales, las empresas encargadas de la custodia de archivos aseguran conservar estos documentos a salvo en depósitos especiales y que esté siempre a disposición de los clientes en el momento en que la necesiten dentro de los plazos establecidos.
En el caso de Normadat los tiempos de respuesta pueden ir desde entregas normales que se realizarían al día siguiente hábil, hasta solicitudes urgentes que apenas llevarían 2 horas, ya sean documentos originales o copias digitalizadas, que pueden entregarse en mano o por correo electrónico entre otros.
