Cuándo y cómo destruir la información, cuánto tiempo guardarla. Así como es importante que la información confidencial y privada sea destruida de forma segura para evitar escándalos de cualquier tipo, también es importante tener en cuenta que hay información que debe ser guardada.
El tiempo para conservar un documento dependerá del período durante el cual puedes reclamar una obligación contractual, o te la pueden reclamar a ti.
Es decir, que dependerá de si el documento sirve aún para hacer valer un derecho por no haber prescrito el plazo legal para reclamarlo o, simplemente, para probar un hecho.
Solución: El resultado de externalizar la tarea de custodiar y deshacerse de la documentación es un ahorro de costes y tiempo:
- Aumento del espacio en las instalaciones, porque no necesitas ocupar un lugar donde guardar información que no usas habitualmente.
- Personal especializado dedicado a la custodia de la información, para que puedas dedicarte a lo que realmente importa sin entretenerte en labores que no son de tu competencia directa.
- Organización de la documentación, para que rápidamente y con un clic puedas encontrar la documentación guardada y recibirla.
- Seguridad en la gestión confidencial de información, porque la privacidad de la información es tan importante como obligatoria.
- Cumplimiento de la LOPD, porque la Ley de Protección de Datos requiere que todas las empresas cumplan con las políticas de privacidad de datos personales e información confidencial.
- Y mucho más..
¿Cómo se consigue este ahorro de costes y tiempo?
Los contenedores de destrucción confidencial certificada son una medida de seguridad y cumplimiento de la Ley que hace referencia a la información privada y datos de carácter personal.
Contenedores de aluminio con cierres de seguridad para mantener intacta la documentación desde que se introduce en el contenedor hasta el momento de su destrucción en maquinaria especializada manejada por personal cualificado.
El proceso de destrucción se realiza en concordancia con la normativa que rige la NORMA UNE-EN 15713:2010. Normadat cumple con el nivel 5 de la Norma para asegurar la destrucción de toda la documentación confidencial.
Cada contenedor tiene su propio código de seguimiento para que en todo momento el cliente tenga constancia del estado en que está su contenedor desde que sale de sus instalaciones.
Las instalaciones de custodia de archivo en Normadat tienen las últimas medidas de seguridad del mercado y las más avanzadas técnicas de extinción de incendio por gas, para que la documentación que se guarda no se deteriore y con su control de acceso nadie que no esté autorizado pueda acceder al archivo.
Nuestro personal especializado hace llegar la documentación física que se solicite, en tiempo récord a su destino. Los sistemas de solicitud de documentación hacen que se optimice el proceso de trabajo ahorrando gran cantidad de tiempo y facilitando también la experiencia del cliente.
Toda la documentación puede introducirse en contenedores(cajas) de diferentes tamaños, ajustándose al máximo a los diferentes tipos de archivo existente. Cada contenedor lleva un código único que identifica al cliente y que se encuentra encriptado en nuestros servidores.
Queremos aportarte lo mejor de nosotros.
Siempre estamos a tu disposición.
