El pasado miércoles 5 de junio de 2013 celebramos en nuestras instalaciones de Avda Tenerife 18 (San Sebastián de los Reyes, Madrid) uno de nuestros Desayunos Redondos Normadat con el tema “Tratamiento y Digitalización como mejora de procesos diarios en Administración Pública; Ejemplos tangibles”.
Con el tema “Tratamiento y Digitalización como mejora de procesos diarios en Administración Pública; Ejemplos tangibles” se ha desarrollado un desayuno de trabajo muy distendido en el que han participado todos los asistentes de forma muy positiva.
En la Administración Pública diariamente se generan cantidades ingentes de documentación de todo tipo (expedientes, contratos, facturas..) Cada vez se vuelve más complicado tener una operativa eficiente por este motivo, que nos lleva mucho tiempo y esfuerzo, sin contar la cantidad de espacio necesario para albergar el volumen en archivo que se crea.
El tema de nuestros Desayunos Redondos Normadat nos ayudó a tratar las soluciones posibles a esta vorágine que se va acumulando cada día. Se compartieron las experiencias de los beneficios que reporta el tratamiento y digitalización de la documentación y con los ejemplos tangibles se confirmaron de primera mano cómo se optimizan procesos y se ahorran costes consiguiendo así su objetivo.
- Los procesos de tratamiento facilitan la tarea de digitalizar la documentación que posteriormente puede ser indexada en bases de datos con sus metadatos.
- La digitalización optimiza la operativa diaria y facilita la preservación de los documentos.
- Posteriormente la documentación física puede externalizarse en instalaciones de custodia profesionales.
- Una vez que finaliza el tiempo legal en el que la documentación puede ser reclamada, se procede a la destrucción confidencial certificada para ahorrar espacio y cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos entre otros.
Esta fue la agenda de nuestros Desayunos Redondos Normadat del 5 de junio de 2013 sobre Tratamiento y Digitalización como mejora de procesos diarios en Administración Pública:
10:30 Bienvenida y presentaciones
Presentación de los invitados al desayuno.
Breve introducción sobre las ventajas de digitalizar la documentación física.
10:50 Desayuno Redondo Normadat
- Mientras disfrutamos del desayuno comentaremos casos tangibles en Administración Pública donde la digitalización ha sido la base para una mejora en el rendimiento y optimización de los procesos diarios de las diferentes organizaciones.
Presentación de los invitados al desayuno.
Breve introducción sobre las ventajas de digitalizar la documentación física.
10:50 Desayuno Redondo Normadat
- Mientras disfrutamos del desayuno comentaremos casos tangibles en Administración Pública donde la digitalización ha sido la base para una mejora en el rendimiento y optimización de los procesos diarios de las diferentes organizaciones.
Modera el desayuno Gregorio Manzano como experto en áreas de digitalización y custodia de archivos de Normadat junto con Rosario Lorente, responsable del área de Administración Pública.
- Autenticidad, Integridad, Disponibilidad, Interoperabilidad y Conservación de Documentos.
-Ejemplos tangibles:
Archivo General de la Marina Álvaro de Bazán – Revisión del fondo de archivo para recopilar de una forma ordenada en una base de datos toda la información relacionada con el patrimonio cultural subacuático.
Archivo General del Museo Naval de Madrid – Revisión del fondo de archivo para localizar, describir y unificar un conjunto de bases de datos relacionadas y confeccionadas a lo largo de distintos proyectos en 2011.
Archivo General Militar de Guadalajara – Revisión y descripción de archivos relacionados para ser recopilados y unificados en una base de datos.
- Visita a instalaciones
En el transcurso del desayuno de trabajo se habló por ejemplo de la problemática actual con la organización previa de los tipos de documentos a la hora de presentarlos en proyectos concretos, a la hora de diferenciarlos y separarlos por ejemplo para generar un criterio de expurgo de una documentación obsoleta..
Para determinadas ocasiones hay entidades que solicitan presentar los documentos originales de entre toda la documentación existente (a pesar de tenerla en formato electrónico con firma digital) y deben prepararla en periodos de tiempo muy cortos, requiriendo un gran equipo humano especializado para la preparación de la documentación solicitada.
Para poder poner solución a estas peticiones masivas actualmente hay organizaciones que recurren a personas que tienen firma con poder notarial, si no recurren a ampliar el equipo humano temporalmente, en cuyo caso solicitan los servicios de externalización de recursos humanos para poder realizar la tarea de selección y proyecto en el menor tiempo posible, garantizando la profesionalidad y eficiencia del trabajo a realizar.
Se remite a los asistentes a que estudien la plataforma de SEDE ELECTRONICA como tienen HACIENDA Y SEGURIDAD SOCIAL, porque debería valer con esta gestión para solucionar el inconveniente.
Otra de las problemáticas que surgen a diario es la falta de presupuesto para la gestión del archivo que todas las organizaciones necesitan. La falta de presupuesto ralentiza el avance de los proyectos de mejora en Administración Pública y todos están de acuerdo en este handicap.
El balance del desayuno de trabajo fue muy provechoso. Con una valoración general de 8 sobre 10 por parte de nuestros invitados, fue una jornada en la que se sintieron a gusto y que volverían a repetir.
Tenéis las puertas abiertas en Normadat siempre que queráis!
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