El pasado jueves 23 de abril organizamos en las instalaciones de Normadat en Avda Tenerife 18 (San Sebastián de los Reyes) un desayuno de trabajo junto a ASEICAM, la Asociación de Entidades de Inspección de la Comunidad de Madrid sobre el ahorro de costes y optimización de procesos de gestión documental.
El objetivo de este encuentro era poner en común las situaciones habituales y los problemas que se encuentran las empresas de este sector en el tratamiento documental, la custodia de archivos y en general, en todo el proceso de gestión de la información.
Las empresas que se agrupan en torno a ASEICAM se encuentran en una peculiar situación respecto a la gestión documental, pues deben regirse por normativas y procedimientos marcados por la Administración Pública de cada territorio, en este caso la Comunidad de Madrid.
Esta circunstancia hace que por ejemplo, tengan que mantener durante diez años la custodia de cientos de documentos, certificaciones o informes de las inspecciones que realizan y transcurrido este periodo, las cajas que contienen esta documentación deben desplazarse al Archivo Regional donde la responsabilidad de la información se traslada de las empresas de ASEICAM al órgano de la Comunidad.
Además del deber de custodiar estos documentos durante dicho periodo de tiempo, la Administración obliga a mantenerlos dentro de su territorio, aunque las empresas desarrollen su actividad y tengan sus instalaciones en otra región. Esta condición puede llevar a situaciones peculiares donde las condiciones y las medidas de seguridad bajo las que se mantiene la custodia estando en su territorio podrían no ser las adecuadas para la conservación de la información con tal de cumplir este requisito. La responsabilidad recae en la empresa pero no tiene la libertad de decidir sobre la ubicación y otros aspectos de la gestión, lo cual pone en peligro el objetivo último de la custodia: la conservación de documentación oficial para su consulta en condiciones óptimas.
En relación con este objetivo, los asistentes a los Desayunos Redondos Normadat coincidían en la problemática que suponen las ingentes cantidades de cajas de archivo que han de conservar con documentos en papel, ya que el archivo físico puede ocupar kilómetros en sus instalaciones, por no hablar del espacio que pueden llegar a invadir dentro de sus propios despachos.
Se mostraron muy críticos con la falta de flexibilidad y de comprensión a las empresas que supone esta normativa que aplica el ECIC (entidad certificadora de las empresas de inspección y certificación), y abogaron por la sustitución del papel en favor de los documentos electrónicos oficiales siempre que se pueda, pues se considera que el papel es más susceptible de estroperarse, perderse y sobre todo, ocupa mucho espacio. Y si se trata de buscar un documento concreto, si no se dispone de un buen sistema de numeración y etiquetado, puede resultar una quimera.
Precisamente en relación con el uso del espacio es donde Normadat puede ofrecer mejores soluciones. El cálculo del espacio dedicado al archivo, en metros cúbicos, en comparación con el precio del suelo puede dar una idea de lo que la empresa está perdiendo.
El archivo interno se trata al final de una situación no optimizada, que solo implica costes y riesgos para la empresa (pues recordemos que la responsabilidad sobre la documentación es suya y al tratarse de inspecciones técnicas dependientes del Ministerio de Industria normalmente, son susceptibles de reclamarse por varios entes o incluso en procesos judiciales). Normadat cuenta con un servicio de custodia con los máximos niveles de seguridad que permite disminuir los riesgos y minimizar los costes a través del aprovechamiento de economías de escala. Por otra parte, el servicio de digitalización de documentos posibilita el acceso instantáneo y desde varios puntos con el software de gestión documental adaptado a cada cliente: mientras que con la indexación de los archivos en papel pueden registrarse filtros para realizar una búsqueda de la información necesaria de manera rápida y eficaz.
Muchas empresas punteras hace tiempo que cambiaron el chip, advirtiendo que el problema no son los costes fijos, sino la optimización; es decir, que mantener la custodia en instalaciones propias parece que no implica costes (ya hemos visto que sí, más aún cuando el periodo obligatorio de conservación es de diez años) porque no tiene una partida en el balance, pero el desperdicio de espacio, de tiempo y el riesgo que asume, hacen que el coste real sea muy superior en la mayoría de los casos, que externalizar la custodia de archivo.
Como resumen de estos Desayunos Redondos Normadat, todos los asistentes estaban de acuerdo en la obsolescencia e ineficiencia del sistema que mantiene la Administración Pública y que el objetivo, con ASEICAM como motor, es la mejora de estas condiciones. Una preocupación que en Normadat comprendemos y que tratamos de minimizar con la oferta de servicios adecuados a las circunstancias de estas empresas y la asesoría de gestión documental, en la que personal técnico guía a las empresas para mejorar la eficiencia de sus recursos, implementando un software de gestión documental adecuado a su volumen e implantando servicios de digitalización, custodia y consultoría.
Por cierto, las mininapolitanas y los croissants estaban exquisitos; y para acabar una magnífica mañana, realizamos una visita a las instalaciones de Normadat, detallando aspectos relativos a la gestión, los niveles de seguridad implementados o los sistemas de extinción de incendios por gas, entre otros ;)
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