El pasado martes 5 de junio de 2012 celebramos en la sede de Normadat otro de nuestros DESAYUNOS REDONDOS NORMADAT, esta vez con el título “Digitalización como mejora de procesos diarios en Administraciones Públicas. Ejemplos Tangibles”.

Un desayuno de trabajo muy distendido donde todos los invitados aportaron gran valor en el desarrollo del mismo, donde compartieron experiencias y encontraron las respuestas a las dudas que se plantearon.

Los temas de los que hablamos:

• En el desayuno de trabajo sobre Digitalización como mejora de procesos diarios en Administraciones Públicas hablamos sobre temas como la dificultad por la imposición del documento electrónico a los organismos fiscalizadores (auditores internos, unión europea, tribunal de cuentas, cámara de cuentas de la Comunidad de Madrid).

• También hablamos acerca de que aunque la Ley 11/2007 de Acceso a los Ciudadanos a los Servicios Públicos marca la fecha de inicios de 2010 para la validez del documento electrónico, los organismos públicos siguen pidiendo documento en papel.

• Se comentó que la digitalización es interesante cuando los documentos tienen un alto volumen de consulta, cuando se quiere preservar el original y para que no exista riesgo de deterioro, donde lo mejor es consultar el documento electrónico.

• Surgieron y se resolvieron dudas acerca de la firma de los documentos electrónicos: el cómo, cuándo o por quién se hace. También se constató que no existen, salvo excepciones, proyectos integrales en las organizaciones, sino que cada departamento, área o dirección está haciendo las cosas a su manera, y esto podría generar problemas en un futuro cercano.

• Se mencionó también la obligación, por la obsolescencia tecnológica, de actualizar el formato de los documentos imagen, que podrían llegar a ser un problema cuando exista un volumen alto de documentos que pueda estar en distintos sistemas y repositorios.

 

Contamos con la presencia de representantes de la Universidad Politécnica, como uno de los ejemplos tangibles que íbamos a presentar, donde comentaron el ahorro de costes conseguido en el proyecto de digitalización que estaban realizando. Hasta que ese proyecto entró en funcionamiento, a la universidad le costaba encontrar los documentos que necesitaban aportar para la justificación de gastos y tras él, además de encontrarlos, lo hacen dentro de plazo, ahorrando tener que devolver las ayudas porque consiguen enviar en tiempo la documentación necesaria que justifica los gastos de esas ayudas percibidas.

Aunque la temática central del desayuno de trabajo era la digitalización como mejora de procesos diarios en las AAPP, también se generó la duda acerca de la posibilidad de destrucción de documentos originales una vez digitalizados, siguiendo las instrucciones de las Normas Técnicas de Interoperabilidad.
Sobre la conservación de documentos, hablamos de que era importante, no solo por cuestiones de legalidad, sino porque también hay información en los originales que se puede perder al digitalizar, como puede ser el tipo de papel..

Nos acompañaron:
Subdirectora General de Documentación y Publicaciones del Ministerio de Justicia, Dª Carmen Sañudo; la Responsable de Archivo y Registro de la Fundación Tripartita para la Formación, Dª Consuelo Rico; la Jefa de Unidad de Compras y Contrataciones de la Fundación Tripartita para la Formación, Dª Carmen Fernández; la Directora de Gestión de OTT de la Universidad Politécnica de Madrid, Dª Matilde Navarro; la Jefa de Sección de la Universidad Politécnica de Madrid, Dª Beatriz Díaz; el Director del Archivo General y Protección de Datos de la Universidad Complutense de Madrid, D. Carlos Flores; el exJefe de Archivo de Audiencia Nacional de Justicia de España, D. Raúl Aguado;. Todo un éxito de participación con grandes invitados que concluyó con la visita a las instalaciones de Normadat.