Cómo aumentar los beneficios de la empresa gracias a la gestión de compras, a través de la externalización de procesos de negocio (BPO) relativos a información es el tema que tratamos en el desayuno de trabajo que celebramos el 27 de mayo en el Congreso AERCE para responsables de compras. La custodia externa de archivo, digitalización de documentos con indexación o la destrucción confidencial certificada como parte del ciclo diario de gestión de una empresa para optimizar su eficiencia, ahorrar costes y transferir el riesgo.
Goyo Manzano, Director comercial de Normadat, y Gema Talán, Consultora comercial, acometieron el miércoles 27 de mayo una exposición sobre los beneficios de la externalización de procesos de negocio relativos a la gestión y la seguridad de la información y cómo afrontar esta necesaria evolución empresarial con Normadat como partner.
Nuestros compañeros comenzaron la exposición explicando qué es Normadat y a qué nos dedicamos. La temática estuvo condicionada por el lema del congreso “Creciendo juntos”, en clara alusión a la función de elección de proveedores de los departamentos de Compras.
El concepto de BPO, Business Process Outsourcing, hace referencia a la externalización de procesos, que debe acometerse cuando estos no añadan un valor a la compañía, cuando solo supongan costes o cuando impliquen riesgos. Una organización, empresa, asociación o ente público, debe planteárselo ante actividades en las que no es experta, pues el resultado será de menor calidad y eficiencia que el de su actividad normal. Solamente sería justificable cuando el coste de externalizar fuera muy elevado y no supusiera un valor agregado a la cadena.
La transformación de una actividad secundaria en otra generadora de valor es posible cuando se deja en manos de expertos en la materia. Como bien explicaron Goyo y Gema a través de ejemplos y casos prácticos de éxito, la clave es identificar deficiencias en los procesos. Normadat consiguió que una gran distribuidora de alimentación, mejorara su eficiencia y evitara riesgos y problemas legales a través de la digitalización de los albaranes. El proceso consiste en la recepción de los albaranes diariamente y su digitalización con herramientas específicas para su indexación. De esta forma, la compañía puede confirmar incluso de forma online, la entrega efectiva de la mercancía, consultar el histórico de albaranes, conocer toda la información referente a las entregas, agilizar los trámites contables y de facturación, ahorrar tiempo en la búsqueda y gestión de los albaranes (evitando, además, los riesgos asociados a pérdidas, deterioros, falsificaciones…) y, por último, la empresa puede aportar un valor añadido a sus propios clientes ofreciéndoles la visualización de estos documentos digitalizados para que puedan llevar su propio control de pedidos.
A través de ejemplos de este tipo, los beneficios de la gestión documental y la seguridad de la información aplicados a cualquier sector se hacen tangibles. Así, en la ponencia se fueron desgranando los servicios que ofrece Normadat para que las empresas puedan externalizar este tipo de procesos: organización y custodia de archivo, digitalización de documentos (desde facturas y contratos de todo tipo hasta libros o mapas), backup remoto y custodia de backup (esencial para garantizar la continuidad del negocio), destrucción confidencial certificada, consultoría documental y consultoría en seguridad de la información (LOPD, Test de intrusión, Arquitectura de red, Dispositivos móviles, Correo electrónico, Hacking ético, Malware y backdoors…), entre otros.
Como ya hemos señalado al principio de este artículo, se agradece notablemente la participación de los asistentes, aportando experiencias, preguntas y hasta sugerencias. Contar entre los participantes con responsables de compras de alguno de nuestros clientes también mejora la experiencia, pues dan prueba fehaciente de lo que se explica en la exposición.
La anécdota de la charla sucedió cuando pusimos un vídeo corporativo que explica audiovisualmente cómo son los servicios que tenemos. Como el ordenador no estaba conectado a la instalación de sonido de la sala, entre nuestros dos ponentes hicieron de narradores improvisados. Salió tan bien que fue de las partes que más gustaron. Así de “apañados” somos en Normadat, de una situación inesperada obtenemos un triunfo. Para futuros eventos de este tipo empezaremos con el vídeo.
En definitiva, la sensación que nos llevamos del Congreso es ampliamente satisfactoria, con muchos contactos nuevos, soluciones aportadas y lecciones aprendidas. Y lo más importante, tras más de 20 años podemos afirmar que seguimos creciendo, y lo hacemos porque contamos con un equipo competente y estable y, sobre todo, por los clientes que nos acompañan y que confían en nosotros.
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