La gestión de las cuentas por pagar suelen ser un quebradero de cabeza para los administrativos de aquellas empresas de cualquier país que no cuentan con soluciones automatizadas idóneas.
Aunque ya son comunes las facturas enviadas por vía telemática, todavía hay muchos avisos de cobro que llegan en papel. De modo que los administrativos suelen perder tiempo trasladándose a los diversos departamentos de la organización para notificar estas facturas. A lo que debe sumar la espera para obtener el visado de estos y poder contabilizar los pagos en el ERP. Cuando obtienen la aprobación, ya ha pasado un buen tiempo. Esto implica acelerar el registro de las facturas de proveedores en la mencionada solución antes de la fecha de cierre.
Todo esto resta tiempo a los administrativos para realizar otras tareas más importantes; aparte de representar más costes operativos para la empresa. ¿Sabías que, en promedio, el tiempo para gestionar una factura supera los 15 días? ¿Y que ello genera un coste de 9 euros por el procesamiento de cada uno de estos documentos?
Sigue leyendo para conocer más sobre las cuentas por pagar y sobre la forma más conveniente y rápida para gestionarlas.
¿Qué son las cuentas por pagar?
En general, la gestión de las cuentas por pagar es una tarea esencial en el ámbito administrativo y contable de una organización. Esta consiste en tramitar las deudas con los acreedores. Dicho de otro modo, de viabilizar los pagos a todas las personas jurídicas y naturales que otorgan crédito a la compañía. Conviene recordar que los proveedores pasan a ser acreedores desde el momento en que suministran bienes o servicios a tu empresa. Ellos esperan el pago por estos conceptos dentro del plazo acordado.
Por tanto, las cuentas por pagar consisten en todas las deudas contraídas por una empresa con diversos proveedores y que corresponden a la adquisición de bienes y/o servicios suministrados por estos. Tales productos o servicios, de una u otra forma son necesarios para la actividad económica de la organización.
Por ejemplo, cuando adquirimos materias primas para elaborar productos o contratamos un plan para nuestra conexión a Internet, las facturas emitidas por las compañías proveedoras pasan al departamento administrativo y de contabilidad. Esta dependencia tiene a cargo la acreditación de las cuentas por pagar al recibir las facturas y debita las mismas cuando saldamos la deuda.
Existen dos tipos de cuentas por pagar
En efecto, la clasificación de las cuentas por pagar es muy simple y tiene base en el tiempo de vencimiento acordado con el proveedor:
- Cuentas por pagar a corto plazo. Estas conforman los pasivos corrientes cuyo pago debe realizar la empresa en el plazo de un año desde la adquisición de la obligación. Dentro de esta clasificación entran los pagos mensuales, semanales y hasta diarios que realiza la empresa, dependiendo de su modelo de negocio. Por ejemplo, en España contamos con la Ley 15/2010 de morosidad, que establece plazos máximos de liquidación de facturas de operaciones comerciales de 60 días con empresas privadas contados desde la entrega de bienes o la prestación de servicios. Mientras que con la Administración Pública el plazo es de 30 días.
- A largo plazo. Este tipo de cuentas, conocidas como pasivos no corrientes, son aquellas cuyo pago debemos efectuar en un plazo de tiempo superior a un año. En el caso de las cuentas por pagar a largo plazo, es importante reclasificarlas como deudas a corto plazo al final del ejercicio contable. Solo si el plazo vence en los siguientes doce meses.
Cuentas por pagar más comunes en una empresa
Aunque ya mencionamos un par de ejemplos de cuentas por pagar, los conceptos a los que corresponden pueden ser muy diversos:
- Pago a proveedores por materias primas, productos o servicios adquiridos.
- Salarios de la plantilla.
- Alquiler del local.
- Servicios suministrados por terceros: electricidad, agua, combustible, calefacción, telefonía móvil y fija, Internet, etc.
Importancia de una gestión ágil de cuentas por pagar
Sin duda, la gestión, monitorización y cancelación dentro del plazo de las cuentas por pagar es crítico para evitar los recargos por intereses de mora. Aparte de lo anterior, hay otras consecuencias desagradables derivadas del impago, como los reclamos por vía legal. Además del desprestigio de la marca frente a sus proveedores, que entenderán la mora como una falta grave a la ética comercial.
En efecto, una gestión efectiva de las obligaciones de la empresa reduce considerablemente los riesgos de fraude o la pérdida de recursos. Cuando una empresa genera solvencia, gana una excelente reputación en el mercado. Lo que facilita a la organización el acceso a créditos o financiamientos no solo por parte de los proveedores, sino también de entidades bancarias. Incluso, el récord de pagos puntuales aumenta las posibilidades de ganar licitaciones de obras y servicios por parte de las administraciones públicas.
Admisión de facturas
Aun siendo muy obvio, es conveniente recordar un requisito indispensable para iniciar la gestión de las cuentas por cobrar: la validez de la factura. Ya sea física o en formato digital, este documento debe contener:
- Identificación de la empresa o autónomo que emite la factura, con su dirección y número de información fiscal (NIF).
- Número de la factura, para facilitar una contabilidad exacta.
- Fecha de emisión, la cual debe ser correlativa al número de factura. Es decir, la factura 100 no debe tener una fecha anterior a la 050.
- Datos correctos de la empresa obligada (la nuestra), identificando razón social, dirección fiscal y NIF.
- Concepto o descripción breve del producto o servicio suministrado.
- Base imponible o, lo que es lo mismo, el importe de la factura, sin añadir impuestos.
- Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), si el mismo aplica a la venta o prestación del servicio. Este porcentaje es variable, pero, generalmente, es el 15%.
- Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Aquí el porcentaje varía entre 0% y 21%, dependiendo del producto o servicio y del régimen que aplique si el proveedor es autónomo.
- Total a pagar, que resulta de la resta del IRPF y de la suma del IVA a la base imponible.
- Forma de pago: efectivo, transferencia bancaria, pago móvil, domiciliación bancaria, etc.
- Plazo de pago o fecha de vencimiento, para evitar la generación de retrasos y cargos por mora.
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Evitar retrasos en los pagos y cuellos de botella en la gestión de facturas de proveedores sí es posible. Con el Portal de Facturas de Proveedores de Normadat puedes procesar sin demoras innecesarias cualquier factura, sea en papel o en formato electrónico. Esta solución online, en la modalidad de software como servicio (SaaS), te permite:
- Centralizar los canales de entrada de facturas, para evitar el extravío de documentos y facilitar su trazabilidad.
- Cumplir con las exigencias de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y eliminar la factura en papel. Lo que facilita la operativa de gestión, el ahorro de costes y de espacio físico.
- Controlar cada factura y monitorizar de extremo a extremo su estado de gestión. Dicha funcionalidad evita la recepción del documento por varios canales, con la consecuente emisión de pagos por duplicado.
- Obtener rapidez en los flujos de aprobación, visado digital de las facturas, sin pérdida del documento, con aprobaciones totales o parciales. Además de contar con diferentes roles validadores y asignación de centros de coste.
- Procesamiento automático de facturas en otros idiomas y de cualquier proveedor a nivel mundial.
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