La digitalización de documentos es un proceso básico para cualquier empresa que consiste en la conversión de archivos o documentos en formato físico o analógico (textos, imágenes...) al formato digital. Actualmente, con las grandes cantidades de información que maneja cualquier empresa, la digitalización de documentos es indispensable para el espacio físico de almacenamiento (depósitos de custodia), organización y seguridad de la información.
Para acertar en la decisión de elegir una empresa de digitalización de documentos, es preciso fijarse en varios aspectos esenciales:
- La empresa debe presentar un presupuesto por adelantado totalmente personalizado
- Es necesario que sea capaz de digitalizar documentos en cualquier formato, desde planos hasta documentos de texto, pasando por fotografías o libros, ya sean en color, blanco y negro o escala de grises. El resultado de la digitalización debe ser de alta calidad en previsión de futuras consultas.
- La empresa elegida debe ser capaz de garantizar su capacidad para trabajar con grandes volúmenes de documentación, así como de organizar toda la información digitalizada a voluntad del cliente.
- Cualquier empresa de gestión documental que se precie debe saber guiar a sus clientes desde la primera toma de contacto, fomentando la comunicación e intentando optimizar sus recursos y productividad.
- Debe indicar al cliente en todo momento por qué y para qué se están realizando cada uno de los pasos, señalando riesgos y beneficios. Por ejemplo, explicando si una determinada digitalización responde a razones de ahorro de espacio o seguridad, aumentando así la fluidez en la comunicación interna de la empresa.
- Por supuesto, es necesario que la empresa realice una copia de seguridad de los documentos escaneados o digitalizados.
- La empresa debe ser totalmente fiable, garantizando el anonimato y la privacidad de la información que pasa por sus manos para ser digitalizada.
Si la empresa cuenta con estas características seguro que es mucho más fácil acertar en tan importante elección.
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