Te presentamos el mejor listado de soluciones de software y servicios para la indomable gestión de los tickets de gastos en las empresas y la titánica tarea de procesar notas de gasto.
Si en tu empresa tenéis: Gastos de representación, pasajes de avión, tickets de parking, gastos de combustible, kilómetros por rutas, pagos con tarjetas, anticipos contra salario, dietas, entradas a eventos, estancias en hoteles, recibos de taxis...
No te puedes perder este TOP de las 9 mejores soluciones para la gestión de tickets y notas de gasto en las empresas:
Normadat Expense
Normadat Expense nos permite una gestión completa de los datos de nuestros clientes en nuestra cloud privada, primera gran diferenciación con respecto al resto de soluciones. La app está certificada y homologada por la Agencia Tributaria AEAT, por lo que solo es necesario fotografiar los tickets y recibir el justificante tributario.
Las posibilidades de organización, gestión y búsquedas de los tickets son amplísimas, tiene conciliación con tarjeta bancaria, gestión de anticipos, geolocalización, flujos de aprobación, centros de coste, integraciones con ERP, multidioma, multidivisa..., y es la única que no utiliza a un tercero para gestionar la devolución del IVA de sus clientes.
Exaccta
Exaccta es de las soluciones más completas del mercado, homologada por la AEAT, funciona también de forma offline. Realiza la captura de datos en tiempo real desde la aplicación. Multidivisa, multidioma, gestión de pagos, flujos de aprobación, configuración inicial personalizable. Dispone de servicio de recuperación del IVA con un tercero.
Notilus
Esta plataforma se compone de varios módulos y está orientada a los gastos de las empresas y sobre todo, a los viajes profesionales. Dispone de 6 idiomas, es responsive y está homologada por la AEAT. No aportan valor con respecto a la recuperación del IVA.
Captio
Captio es otra plataforma homologada por la AEAT para digitalizar los tickets de gastos. Quizá la diferencia más significativa de Captio son las facilidades que brinda al usuario para que no tenga que introducir ningún dato manualmente en la aplicación, se encargan ellos. A su vez esta ventaja también se vuelve inconveniente al dilatarse el tiempo de tramitación de los tickets. Para funcionar necesita conexión a internet. Se pueden organizar por categorías los gastos y generar informes de gastos. Tienen acuerdo con 60dias para ayudarles a iniciar el proceso de recuperación del IVA a través de la transformación del ticket en una factura completa.
Tickelia
Es un producto del Grupo Inology que permite pagos automáticos, conciliación bancaria, flujos de aprobación de gastos y se integra con la mayoría de los ERPs. Tienen un servicio que recoge las facturas simplificadas de los últimos 4 años, las digitaliza y solicita las facturas completas.
Ticketless
Ticketless es una solución cloud que se integra dentro de Quantum Conta que es un software de contabilidad on line y factura electrónica. Se suben a la plataforma tickets, facturas PDF, etc y se clasifican, contabilizan generando los asientos contables, los informes financieros etc. Es decir, permite llevar las finanzas de la empresa a través de cuentas de resultados abreviada (debe, haber etc).
Dokuflex
Homologada por la AEAT Dokuflex es una solución modular que permite generar hojas de gastos que se pueden imputar a proyectos o centros de coste seleccionando los tickets a liquidar. Es una aplicación multidivisa, multidioma, multiorganización. Se integra nativamente con SAP R/3 y con otras soluciones de Dokuflex (Doku4Projects, Doku4Documents, Doku4Process, etc.).
Expensify
Permite guardar las fotos de los recibos, agregar gastos, clasificarlos por categorías y reportarlos al final de un periodo de tiempo predefinido. Ofrece registros de kilometraje, y gráficas para el reporting.
Okticket
Es una startup homologada por la AEAT que en 2018 fue ganadora del I Premio "Google Launchpad Asturias" a la empresa más prometedora y permite hacer la foto al ticket y poder tirarlo. Además genera hojas e informes de gastos para exportarlos posteriormente en diversos formatos.
Nomastickets
Este último ejemplo sea quizá el más particular ya que no trata de digitalizar el ticket en papel a través de la foto y su posterior OCR para capturar los datos deseados. No Más Tickets se integra directamente a nivel de programación, es decir, crea el ticket directamente en formato digital. Es un servicio de alojamiento de tickets de compra en la nube que integra el software de caja (TPV) de los comercios, con al app permitiendo la emisión digital del comprobante de compra para que quede automáticamente alojado en el perfil del usuario.
Estas son algunas de las muchas opciones que podemos encontrar en el mercado, cada una tiene sus pros y contras, unas se especializan en unas funciones concretas en detrimento de otras, unas están más orientadas a la empresa, otras a las finanzas personales o al autónomo etc. Este tipo de soluciones deben ir también orientadas a dar una solución al Suministro Inmediato de Información (SII) ya que este no hace distinciones entre facturas completas y simplificadas o tickets, ambas son demandadas por el sistema en el plazo de cuatro días, aunque en el caso de la simplificada, con carácter general, sólo será obligatorio cumplimentar el campo “Importe total de la factura”. Ya os hablabamos en este post sobre los campos requeridos en una factura completa o en una simplificada.
Lo que generalmente tienen en común todas ellas es que solo ofrecen la posibilidad de utilizarlas a través de una cloud pública en modalidad de pago por uso (SaaS), a excepción de NormadatXpens: la posibilidad de trabajar en un entorno privado y dedicado con los datos sensibles que nuestros clientes nos han confiado, sin necesidad de que éstos tengan que compartir la nube con otras empresas y posibilitando completar diferentes servicios BPO en un mismo entorno sin que sus datos se desplacen de una nube a otra.
Como vemos el mercado está cubierto con soluciones que nos permiten contabilizar nuestros tickets correctamente y que dejen de ocupar sitio por nuestros bolsillos y carteras.
