Repasamos lo que sucedió “detrás de las cámaras” en el Congreso que celebró AERCE para profesionales de compras en Madrid a finales de este mes de mayo de 2015. Salas de cine, tapas, vestimentas, stands y mucho más.
La Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España (AERCE) organiza varios eventos al año para reunir a profesionales de todos los sectores y dar a conocer las tendencias, las novedades y las opciones empresariales más adecuadas para sus asociados. En este tipo de acontecimientos se juntan multitud de empresas que tienen intereses recíprocos, dando lugar en muchas ocasiones a relaciones win-win, en las que ambas partes ganan.
En este caso, los jefes de compras y de operaciones de las compañías tienen la función de asegurar que los procesos internos, los que no se ven, también conocidos como back office, sean lo más eficientes posible, dentro de unos márgenes de calidad, confianza, estabilidad y plazos que cada empresa delimita. Si algo se ha comentado en las ponencias de este congreso es que el precio no es la única variable, ni la mejor, a tener en cuenta para elegir proveedor, aunque todavía se noten los efectos de la crisis económica global. Además, la colaboración y la transparencia parece que marcarán el futuro de las relaciones entre empresas, según afirmaron varios ponentes.
Una vez contextualizado el congreso podemos ver qué hay detrás de él, desde la perspectiva de participante, de observador y de patrocinador, pues Normadat ha asistido en calidad de patrocinador oro, una de las modalidades de colaboración que AERCE ofrece.
CLAVES PARA UNA BUENA GESTIÓN DE EVENTOS:
Localización
Kinépolis es un lugar bastante grande. Se puede ir en transporte público (metro Ciudad del cine) y aparcar es fácil, hay hueco de sobra dentro y fuera del complejo; otra cosa es que se encuentre la entrada a la primera. Recomendación para asistentes: hay que ir con tiempo de sobra. Recomendación para organizadores: poner indicaciones exteriores (por la zona o las calles adyacentes) de dónde se encuentra el aparcamiento o la recepción, para evitar que los asistentes se pierdan y para que encuentren la entrada rápidamente.
Primera impresión: acreditaciones
Dicen algunos marketinianos que la primera impresión es crucial, en menos de 10 segundos decidimos si algo es bueno o si nos gusta. En un evento que dura dos días este primer contacto (normalmente recoger la acreditación y que te entreguen una bolsa o carpeta con algunos folletos, bolígrafos corporativos o blocs de notas) pierde relevancia, pero sigue siendo importante. Recibir regalos y materiales útiles siempre es agradable; es la primera experiencia realmente positiva que se percibe en todo evento. Si hay mucho jaleo, si hay que esperar largas colas o si no se encuentran las acreditaciones puede suponer emborronar ese primer gran momento. 
Consejo para organizadores de eventos: optimizar el personal entendiendo las etapas de cada jornada, concentrando los recursos en lugar de dispersarlos.
Las características del lugar
Realizar conferencias en salas de cine es espectacular. Habitualmente se trata de lugares con buena acústica, con espacio de sobra, cómodos y sin ruidos. Como única pega que podemos encontrar si la asistencia es baja repercute en la imagen y los ánimos de los conferenciantes, que se enfrentan a una sala en la que puede que no se cubra ni el 10 % de los asientos. Una vez superado el impacto de estar en un cine y que no huela a palomitas, la verdad es que resulta un lugar muy práctico.
Consejo para organizadores: acotar la zona que realmente se va a usar para que la impresión sea que se han cubierto las plazas limitadas, lo que otorga más valor a la ponencia.
Espacio privado y seguridad
Los amplios pasillos y salones permiten que no se formen aglomeraciones y que cada uno encuentre su espacio, algo que suele pasar desapercibido pero que resulta un factor notable de satisfacción para quienes van a permanecer ahí muchas horas. La excepción, el único lugar caótico y reducido, es el almacén donde se juntan cajas con materiales de las empresas patrocinadoras, roll-ups, bolsos o chaquetas, entre otras cosas, y que suele ser utilizado por con demasiadas prisas como para pararse a pensar dónde colocar cajas vacías, fundas, embalajes, etc. Aquí no hay muchas recomendaciones que aportar, simplemente es un pequeño cajón de sastre que hay en todos los eventos, no supone ningún problema. Solo es aconsejable que la seguridad esté atenta para que nada sea sustraído.
Cóctel y catering
Y ahora vamos a lo que de verdad importa: el catering. Bueno, vale, no es lo más importante, pero sí que entra en la ecuación de la satisfacción, de la experiencia, que al fin y al cabo es lo que busca maximizar el organizador del evento. “Calidad y cantidad”, aquí no es posible elegir entre una y otra, y más cuando tu público son responsables de compras, directivos y gerentes de empresa, que, por suerte o por desgracia, están acostumbrados a todo tipo de comidas y cócteles mientras conciertan una visita, intercambian experiencias con proveedores o atienden una infinita lista de emalis. En este caso hay que felicitar a la organización por el catering del congreso. Como punto a mejorar podemos destacar que, cuando se prueban los distintos menús para elegir el definitivo, la cata se realice en las mismas condiciones en las que luego se va a dar el cóctel: ya sea de pie, con una sola mano libre (si no hay sitio para dejar la bebida), con mesas altas, con bajas, ver qué cubiertos son más prácticos, etc. Un plato que requiera cuchillo y tenedor no es recomendable.
Stands: lonas, merchandising, regalos
Cambiando de tercio, los stands son un mundo aparte. No hay dos iguales. Se puede aprender mucho observando el diseño de las lonas, por ejemplo, o los regalos y concursos. En Normadat, que ya tenemos unos cuantos años de experiencia en este tipo de acontecimientos, intentamos que los visitantes de nuestra zona nos den un feedback de lo que ven. Consejo para patrocinadores: llevad cosas curiosas y características de vuestro día a día. El ser humano es curioso por naturaleza, quizá hasta sea uno de los principales motores de la evolución, así que hay que satisfacer este impulso. Nosotros solemos llevar algo tan simple como unas urnas en las que metemos material destruido de forma certificada, papel, CD, discos duros, móviles… Es una manera de atraer y de “encender la bombilla”, es decir, que alguien se dé cuenta de que eso mismo le vendría muy bien a su compañía. 
Otras conclusiones
Para no extenderme mucho más, diré que la sala VIP para poder tener una charla más tranquila con un potencial cliente es una magnífica idea; que todo el material audiovisual que se pueda sacar es más que bienvenido (grabar las ponencias, el cóctel, las impresiones de los asistentes, las reuniones, hacer fotos…); anunciar por megafonía el comienzo de conferencias o los sorteos de los stands y demás siempre se agradece y ayuda a que haya más interacción; la duración de las ponencias no debe ser muy extensa, pues la capacidad de atención es limitada; y, por último, que los estándares de vestimenta van cambiando, mucho más lentamente que en la vida personal, pero ya no todos los hombres van con traje y corbata, ni siquiera con zapatos.
Seguro que a esta publicación le faltan detalles que te gustaría saber, pero no es necesario revelar todo. Y quien quiera conocer más, un poco más abajo está el formulario de contacto, a través del cual estaremos encantados de leerte, o de escucharte si prefieres llamarnos. Si no, nos veremos en el próximo evento. ;)
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