La gestión y aprobación de las notas de gastos para los colaboradores de tu empresa que trabajan en movilidad puede ser pesada si no cuentas con las herramientas adecuadas.
Ciertamente, los tickets de gastos son necesarios para el debido control de los recursos invertidos en operaciones de ventas y prestación de servicios, ya sea dentro o fuera del ámbito geográfico de la organización.
En este artículo, te daremos algunas sugerencias básicas para que la gestión de dichos egresos sea efectiva y eficiente.
¿Tickets de gastos o facturas?
Cabe destacar que estos dos conceptos no son similares. De hecho, las facturas ordinarias son documentos que los establecimientos comerciales y empresas expiden y gestionan en sus operaciones cotidianas para registrar la venta de productos y servicios. En dicho formato aparecen los datos básicos de la organización o negocio, los del cliente, las cifras de la venta y los impuestos respectivos.
Mientras que los tickets de gastos son documentos que comprueban una transacción pero no sustituyen a la factura. Sin embargo, con la entrada en vigor del Reglamento que regula las obligaciones de facturación (2013), este comprobante está vinculado al concepto de factura simplificada. El artículo 4 de dicho instrumento legal establece la posibilidad de cumplir con la expedición de factura emitiendo una factura simplificada.
Este documento aplica a las operaciones que no excedan los 400€ con el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) incluido. También es aplicable cuando deba expedirse una factura rectificativa. Más aún, es posible emitir facturas simplificadas para importes que no superen los 3.000€ con IVA incluido. No obstante, normalmente no son admisibles para ninguna empresa gastos de sus empleados en movilidad de esa magnitud y por un solo concepto. Así que el límite de 400€ es el que, por lo común, se maneja.
Estas facturas simplificadas o tickets de gastos son válidos para ventas de productos y servicios diversos, entre ellos, los que consume un empleado en movilidad:
- “(...) Transportes de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Utilización de autopistas de peaje.” (Artículo 4.2)
¿Cómo gestionar los tickets de gastos?
En general, para la correcta gestión administrativa de estos comprobantes de gastos es necesario seguir una serie de normas:
Concienciar a los empleados
En primer lugar, es imprescindible que tus empleados en movilidad tengan presente que los tickets de gastos justifican las inversiones para cumplir objetivos de ventas y/o el suministro de un servicio de calidad para los clientes. Por eso, tales gastos deben ser proporcionales. Es decir, que no afecten el derecho de los trabajadores al bienestar mientras trabajan fuera de la sede. Pero que tampoco afecten la rentabilidad de la propia empresa. De modo que estos tickets avalen gastos necesarios en combustible, comidas, alojamiento, peajes, etc., proporcionales con el objetivo.
Establecer reportes diarios de tickets de datos
Solicita a tus empleados en movilidad un reporte diario de sus gastos. Esta relación tiene la finalidad de agilizar la gestión administrativa y contable de los mismos y su justificación ante Hacienda. Como veremos más adelante, con una solución informática como NORMADAT EXPENSE, con app móvil incluida, este proceso es mucho más sencillo y fluido.
Exigir facturas ordinarias cuando sea necesario
Al detectar la omisión de una información esencial a efectos contables, es imprescindible que solicites la factura ordinaria. Por ejemplo, en algunas facturas simplificadas no consta el desglose de los impuestos. Entonces, para asegurar una gestión correcta es crítico contar con un documento legal más preciso. Esta también es una manera de comprobar si existe algún intento de fraude, sea por falta de fechas o de cuantías, o bien haya posibles duplicidades.
Tickets de gastos en euros
Aunque parezca obvio, es pertinente recordar que los tickets de gastos en España solo pueden emitirse en euros. En nuestro caso, no serán válidas las transacciones en otra divisa dentro del territorio nacional y de la Unión Europea. El objetivo de las facturas simplificadas es reflejar gastos del consumidor final en euros.
Incorpora una herramienta digital
Es recomendable incorporar recursos informáticos que faciliten la validación de los gastos de trabajo en movilidad ante Hacienda. En el mismo momento, esta solución debe facilitar el envío mediante la red de copias de las facturas simplificadas a este organismo. Antes de adquirir esta herramienta verifica que la misma esté homologada a la legislación tributaria vigente. De esta forma, podrás evitar la acumulación innecesaria de papel y cumplirás con tu deber de relacionar tus gastos ante la autoridad respectiva.
Prueba NORMADAT EXPENSE, la mejor herramienta para gestionar tickets de gastos
La aprobación y gestión de las facturas simplificadas de gastos de cada empleado en movilidad de tu empresa no tienen por qué ser complejas. Con NORMADAT EXPENSE puedes decirle adiós a las tareas rutinarias que suponen estos trámites. Esta herramienta es capaz de procesar rápidamente tickets de gastos generados por costes de representación, viajes, combustible y parking para vehículos. Al igual que los expedidos por comidas con clientes en restaurantes, pago de estancias en hoteles para clientes y empleados, invitaciones y entradas a actividades. Incluso, valida los gastos por regalos a clientes y proveedores, inscripciones para jornadas, conferencias o talleres y otras actividades.
En esencia, NORMADAT EXPENSE te proporciona un servicio de firma y almacenamiento de las imágenes de los tickets capturados. Todo el procedimiento es automático, desasistido y realizado desde la app instalada en el móvil de cada usuario. Las imágenes de las facturas tienen validez como justificante ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
NORMADAT EXPENSE te ofrece:
- Captura de los tickets desde dispositivos móviles y la validación de los datos capturados.
- Envío desde el dispositivo móvil, generación de los tickets de gastos y registro para su aprobación.
- Una aplicación para dispositivos móviles IOS y Android mediante la que es posible introducir todas las facturas simplificadas.
- Panel de control para la administración y gestión de las notas de gasto. Así como la tramitación de los pagos, con diferentes niveles de aprobación.
- Por si fuera poco NORMADAT EXPENSE cuenta con un efectivo workflow de aprobación. Desde el mismo panel de gestión administrativa, los encargados validan o rechazan los tickets de gastos para su gestión contable y procesamiento. Incluso en batch. La herramienta emite alertas por incumplimiento de políticas de gasto.
- NORMADAT EXPENSE se encarga de realizar el registro contable para proceder al pago de gastos. Además, emite un fichero para pagos, conciliación con tarjeta, anticipos y otros.
- Pero eso no es todo. Gracias a esta recurso versátil, recuperas el IVA de tus notas de gasto, tramitando con los proveedores la gestión de las facturas.
Normadat te proporciona más valores añadidos
En Normadat contamos con 30 años de experiencia en la gestión y digitalización documental y en la automatización de procesos administrativos para las empresas. Por nuestra infraestructura de servicio y personal especializado somos capaces de ofrecerte:
- Seguridad de los datos, porque nosotros gestionamos todo el proceso. Incluyendo: el almacenamiento de la información en cloud privada, la recuperación del IVA con medios propios, prevención del espionaje industrial y riesgos de hacking colateral.
- Flexibilidad. Aunque implantamos la aplicación NORMADAT EXPENSE en los dispositivos de todos los usuarios de la compañía, solo facturamos por usuario recurrente.
- Geolocalización del ticket para control total del gasto en dietas.
- La herramienta cuenta con directorio activo (LDAP) y es integrable con soluciones de CRM y ERP de cualquier marca. A tal punto que exporta datos en formatos compatibles.
- Homologación AEAT. La tecnología y procesos de NORMADAT EXPENSE están homologados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De tal manera, obtienes una imagen del ticket con plena validez legal como justificante tributario.
- Todo incluido. La aplicación no tiene módulos adicionales o funcionalidades extras. Todos los usuarios tienen acceso a las actualizaciones y mejoras de la aplicación por defecto.
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