¿Cómo identificar mejora de procesos de negocio? (solución con propuestas y herramientas)

Generalmente todo va bien hasta que empiezas a recibir ciertas señales, sospechosas o no. La clave radica en atender esas señales y actuar cuanto antes. Aquí van algunos indicadores a tener en cuenta para actuar y acelerar la mejora de procesos de negocio antes de que tu empresa se resienta:

• Quejas de clientes. Este es el principal indicador de que algo va mal y hay que atajarlo cuanto antes. Escucha a tus clientes, es para quien trabajas. Te darán un listado clave de posibles procesos a mejorar.
• Tiempos de respuesta. Si con el paso del tiempo aumentan los tiempos de respuesta en cualquier ámbito (atención al cliente, producción, entregas …) hay que revisar dónde está el cuello de botella o el motivo de la ralentización.
• Errores frecuentes. Los errores suceden y siempre hay un margen permitido, pero cuando los errores se vuelven frecuentes o repetitivos no podemos tolerarlo, hay que analizar el error y su origen para resolverlo. Puede ser por falta de capacitación y formación de los empleados, por falta de revisiones en un flujo de trabajo, por falta de comunicación, por falta de recursos… Por eso es importante llevar un control de errores y categorizarlos.
• Aumento de costes. Cuando se resiente la tesorería las alarmas se disparan, y es sumamente importante analizar de dónde viene el aumento de costes por si puede optimizarse o hay que salir a negociar con proveedores.
• Tareas redundantes. Es la señal más oculta pero que repercute en diferentes indicadores como el aumento de costes, los tiempos de respuesta, los errores frecuentes… El análisis de las tareas redundantes en los diferentes procesos de negocio es esencial. Una consultoría de procesos o una consultoría de transformación digital lo saca todo a relucir.
• Estancamiento. Cuando en una empresa se llega a un estancamiento en las ventas o en la ejecución de proyectos hay mucho que analizar, además de los procesos de trabajo que lleve por detrás que puedan estar parando el crecimiento. Una autorreflexión sobre los productos, el mercado, los procesos de venta y posventa, los procesos de fabricación, las estrategias de marketing. Todo un análisis donde una consultoría externa es la mejor opción para poner todas las cartas sobre la mesa.

¿Por dónde empezar a trabajar? En Normadat realizamos innumerables consultorías de procesos para la transformación digital y estos son algunos de los pasos que seguimos para lograr los objetivos de nuestros clientes:

1. Identificar los procesos clave de negocio: ¿cuáles son los procesos de información más importantes en tu empresa? Podrás verlo en una matriz por servicios/áreas/procesos. Gestión de datos, comunicación con los clientes, análisis de información, recuperación de datos, validación de información, conciliación de datos, toma de decisiones, comunicación interna...
2. Analizar el escenario actual: Pinta detalladamente cómo se están realizando esos procesos y añade indicadores medibles para averiguar si son ineficientes, si cumplen, si hay cuellos de botella o cuántos roles interactúan en el flujo de trabajo.
3. Alcance y objetivos: ¿Qué queremos conseguir? Mejorar unos datos que estaban mal, generalmente los de las señales que dieron pie a la mejora de procesos de negocio. Deben definirse unos objetivos claros y alcanzables (SMART), como mejorar un % los tiempos de respuesta, mejorar un % el tiempo de gestión de una tarea concreta, abaratar un % el coste de consecución de un dato.
4. Plan de acción: Debe detallarse cada acción y tarea incluyendo plazos, responsables, recursos necesarios, así como el equipo de trabajo. Y llevar un seguimiento continuo.
5. Recursos y tecnología: La optimización y automatización a través de tecnología hace más eficientes y ágiles los procesos de información. La elección de la herramienta correcta para el proceso concreto y adaptado a las necesidades de tu empresa puede marcar la diferencia.
6. Gestión del cambio y formación: La formación, las aptitudes, capacitación, la gestión del cambio y la comunicación son otro de los retos para conseguir mejorar procesos de negocio dentro de una empresa. Porque aunque un proceso pueda estar automatizado, alguien lo programa, lo ejecuta, lo analiza...
7. Medición y seguimiento: Los objetivos definidos anteriormente deben llevar unos indicadores (KPIs) que sean capaces de medir la eficacia de los cambios que se realizan y dar señales para poder corregir desviaciones en caso necesario.

Ayudarte de una consultoría externa resolverá rápidamente la pregunta inicial “Cuando sabes que algo va mal en tus procesos de negocio (BPM) pero no sabes qué ni cómo solucionarlo”. Obtendrás un listado de qué procesos son ineficientes, con el detalle de las tareas concretas y una batería de opciones y proyectos de mejora. Desde nuestra experiencia, el seguimiento para la mejora de procesos de negocio que te ofrecen las consultorías de transformación digital de procesos de negocio es clave para garantizar el éxito y corregir desviaciones.

Cada sector tiene sus particularidades, como el sector salud, construcción o servicios financieros, así como cada empresa, pero si nos centramos en la mejora de procesos de información de áreas departamentales concretas, podemos comentar algunos como:

Finanzas:

• Gestión de cuentas por pagar
• Gestión del flujo de caja y presupuesto
• Análisis financiero
• Automatización de procesos administrativos
• Control de notificaciones electrónicas obligatorias
• Procesamiento de solicitudes digitales
• Análisis de datos para la toma de decisiones

 Recursos Humanos:

• Selección de talento
• Evaluación del desempeño
• Control de las notas de gasto

Marketing y Ventas:

• Automatización del marketing
• Gestión de relación con el cliente (CRM)

Compras

• Gestión de pedidos
• Análisis de presupuestos
• Control de presupuesto
• Control de proveedores

Salud

• Historias clínicas electrónicas
• Codificación de historias clínicas

Atención al cliente

• Humanización de las llamadas a call center
• Automatización de las llamadas
• Gestión y Categorización de solicitudes (llamadas, emails…)
• Gestión de reclamaciones

¿Tienes algún proceso que no hayamos comentado? Te podemos ayudar

Al final de cada proceso debemos encontrar un resultado, y en su optimización, una mejora de ese resultado.

Tal vez al realizar ese análisis para la mejora de procesos te encuentres con que hay más opciones, como ¿automatizar o externalizar? El tiempo, la complejidad y los costes te dirán qué es mejor. Si no, recuerda que hay empresas como Normadat que tienen la experiencia necesaria para facilitar cada paso en la mejora de procesos de información para la transformación digital.

En nuestros más de 30 años de experiencia apoyando la transformación digital de procesos de información para diferentes empresas nos hemos encontrado con procesos de información recurrentes para los que hemos desarrollado herramientas de software como:

Estas herramientas de software están también incluidas dentro de nuestra suite SaaS de soluciones de gestión de información y optimización de procesos, PORTAL ÁUREA de Normadat, donde puedes encontrar solución a la digitalización, optimización y automatización de diferentes procesos de información que suceden diariamente en tu empresa, para cualquier área departamental.