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Cómo hacer destrucción segura de documentos y cumplir la LOPD

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Índice del artículo

La destrucción efectiva de la documentación física o impresa que genera una empresa, sobre todo cuando contiene Datos de Carácter Personal, tiene una labor previa que si no se realiza correctamente puede incurrir en incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y a sus temidas sanciones. ¿Cómo destruir la documentación física de forma segura y cumpliendo la LOPD?

Actualizado 2019:El Reglamento General de Protección de Datos prevé multas de hasta 20 millones de euros o del 4% de la cifra anual de ventas, según la que sea más elevada.

En cuanto a la prescripción de las sanciones, el Real Decreto-ley opta por mantener los mismos tiempos que actualmente establece la Ley Orgánica de Protección de Datos, por lo que fija un plazo de un año para las inferiores o iguales a 40.000 euros, dos años para las comprendidas entre 40.001 y 300.000 euros y tres años para las superiores a dicha cuantía.

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La normativa vigente en materia de LOPD nos obliga en ciertos casos a la eliminación definitiva de la documentación que contiene información confidencial, así que no se pueden tirar los documentos directamente a la basura o rasgar el papel en 4 trozos simplemente. ¿Qué métodos son los más efectivos para destruir la documentación en papel de un modo seguro y dentro del marco de la Ley?

Para garantizar la destrucción de la documentación cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos y evitar entre otras cosas una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano (cliente, proveedor, empleado, competencia...) se disponen básicamente de dos (tres) sistemas:

  • subcontratar a una empresa especializada en destrucción de papel (externalización del servicio)
  • triturar el papel con una trituradora de papel
  • quemar el papel

 

Subcontratación (externalización) de la destrucción de papel


Existen varias empresas para prestar servicios de destrucción confidencial certificada que recogen y destruyen papel. La forma de proceder es aparentemente sencilla; se contrata el tipo de servicio de destrucción y la empresa pone a disposición del cliente un contenedor de seguridad en el que se depositará toda la documentación susceptible de ser destruida.

Dependiendo del volumen de documentación a destruir se recogen otro tipo de medidas o soportes (palets, cajas en estanterías etc que son sobre todo grandes expurgos porque la información que contiene la documentación ha dejado de servir o de ser susceptible de ser reclamada legalmente).

Cuando el contenedor está lleno se procede a su recogida y transporte hasta el lugar donde se realizará su destrucción completa.

Es imprescindible que la empresa subcontratada para un servicio de este tipo garantice la seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso. La norma UNE-EN 15713:2010 certifica que la empresa que dispone de este certificado cumple la normativa legal y los requisitos para garantizar las buenas prácticas en materia de destrucción de material confidencial.

Estos requisitos son:Contenedor de destrucción de 70L en escenario real de oficinas

  • Certificación en la norma UNE-EN 15713:2010
  • Contrato de servicio
  • Certificado de destrucción
  • Instalaciones propias y apropiadas
  • Vehículos especializados y geolocalizados
  • Personal propio cualificado
  • Recogida y transporte seguro
  • Recepción, retención, destrucción
  • Confidencialidad, seguridad

Ventajas de la externalización de destrucción de documentos

  • Transferencia de riesgos
  • Ahorro de tiempo
  • Garantías de cumplimiento legal
  • Es limpio

Desventajas de la externalización de destrucción de documentos

  • Tiene coste, aunque no es elevado

 

Destructora/Trituradora de papel

Destruir documentos con una trituradora en la oficina. De hoja en hoja.

Las trituradoras de papel pueden encontrarse fácilmente en el mercado, en las cuales se destruirá toda la documentación obsoleta de la empresa o que, por cualquier motivo, deba ser eliminada (legalmente hay tipologías de documentos que deben ser eliminadas una vez finaliza el tipo de relación contractual o similar). Tras su destrucción, los restos de papel podrán ser arrojados en un contenedor normal de reciclado de papel.

Es imprescindible saber que no todas las trituradoras existentes en el mercado se ajustan al nivel de necesidad de todas las empresas, puesto que en función del tipo de información contenida en los documentos, se requerirá que el tamaño de la partícula de papel una vez triturado, sea de un tamaño u otro.

De esta forma, si en nuestra empresa tenemos un Nivel Bajo de seguridad por los datos que manejamos, bastará con que la trituradora haga tiras de papel. Si por el contrario, disponemos de un Nivel Alto, deberemos convertir las hojas en trozos de papel de un tamaño tal que no permitan su reconstrucción. Así, se deberá tener en cuenta que las especificaciones técnicas de la destructora vayan acordes a la normativa de destrucción vigente y al nivel de seguridad en función de la LOPD.

Ventajas de tener una destructora de papel

  • En la propia oficina

Desventajas de tener una destructora de papel

  • Ruido que genera el proceso de destrucción en la oficina
  • Tiempo que tardas en destruir, delante de la máquina
  • No puedes meter gran cantidad de documentos a la vez
  • Con el uso continuado se calienta y tienes que esperar

 

Quemar papel


Otro "sistema" de destrucción de papel que parece que llevan a cabo algunas empresas para la destrucción de su documentación en papel, es el calcinado del papel. Quemar los documentos convirtiéndolos en cenizas, con lo que se está dando cumplimiento a lo establecido desde el punto de vista legal en cuando a LOPD se refiere. Según esta fuente, en determinadas empresas que disponen de un horno de leña (como puede ser el sector de la restauración) o caldera (en determinadas naves o talleres) pueden llegar a realizar este método de destrucción de documentos, llegándose también a practicar en centros de jardinería. En este apartado podemos incluir cualquier otra forma poco práctica, como por ejemplo mojar la documentación hasta ablandarla para hacer pasta de papel.
Dejamos los métodos de este apartado para reflexionar, no son recomendables.

Ventajas de quemar papel

Montón de documentos quemados, sigue estando la información confidencial

  • Hazlo tú mismo (DIY - Do it yourself)

Desventajas de quemar papel

  • Tiempo que lleva quemar el papel
  • Riesgos derivados de una quema descontrolada
  • Requiere de un espacio adecuado para poder hacerlo
  • No garantiza que se destruya toda la información


En cualquiera de los casos, hay que recordar que el Documento de Seguridad de la empresa debe recoger el método que está utilizando.

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