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Cartería de empresa y ecommerce. Desayuno de trabajo - Transformación Digital

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Índice del artículo

 

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

 

Cómo abordar la valija digital, hacia la implantación de la mensajería digital

Desde la empresa

Para que internamente se pueda abordar un cambio de modelo de trabajo y de comportamiento del usuario, no solo vale con decir que habrá un ahorro de costes, reducción de infraestructura, optimización de recursos, facilidad de gestión o más control. Se trata también de facilitar el trabajo y la vida del empleado y para ello debe haber una planificación para la implantación y una buena gestión de la comunicación.

Actualmente estamos en un periodo de convivencia, más que ahorro por implantar soluciones de Valija Digital, las empresas tienen que cubrir unas necesidades y evolucionar digitalmente para encargarse de generar negocio, donde una gestión más eficiente significa que el negocio va a ir más rápido.

La automatización de tareas que no generan negocio es la estrategia que se están planteando en las grandes empresas y que ya se sigue dentro del plan estratégico a corto-medio plazo.

Para ello, las herramientas y procesos tienen que ser simples y fáciles de manejar y la gestión de la resistencia  al cambio debe ser llevada en conjunto desde la Dirección y Gestión del Cambio y el área de Facilities.

La Dirección debe impulsar este tipo de cambios que no son core del negocio, aunque están en la misma línea de importancia que la limpieza y mantenimiento de edificios y oficinas.

Comunicación e implantación

Es lógico que las necesidades de las personas sean diferentes y no concuerden en muchas ocasiones. Aquí es donde surgen las fricciones y aparecen los detractores.

En cualquier cambio, la comunicación es esencial y es una herramienta muy poderosa de la empresa hacia sus empleados. Un cambio beneficioso, es una oportunidad de comunicación.

Siempre nos vamos a encontrar detractores que hagan que los esfuerzos del cambio parezcan más complicados pero la creación de grupos heterogéneos donde además de los facilitadores se integren detractores, hará más sencilla la transición, porque todos los perfiles de usuario forman parte del cambio y son tenidos en cuenta.

Si quieres que los cambios fluyan, hay que tratar de convencer, no imponer.

Aunque si bien es cierto que para una correcta implementación y comunicación debes contar con grupos heterogéneos, no se puede cambiar de golpe.

La capacidad de resiliencia es diferente en cada persona según el cambio del que estemos hablando, así que hay que encontrar una manera que afecte lo menos posible a todos los usuarios para que la implantación de la Valija Digital sea un éxito desde el primer momento. Como hemos dicho, aunque por sí misma ya es una solución con beneficios para la empresa y el empleado, un cambio de hábitos y procedimiento mal llevado, puede hacer que hasta la mejor solución acabe en fracaso.

Normalmente abordar una implantación de Valija Digital se hace por fases o aprovechando cambios de infraestructura.

Desde el empleado

Es muy importante para abordar con éxito la implantación de una solución de Valija Digital el punto de vista del empleado.

Un empleado espera dedicar el 100% de su jornada laboral a profesionalizar su trabajo, en lugar de dedicar esfuerzos a tareas que no forman parte de su formación y/o contrato.

Y es que cuanto más a gusto nos encontramos en el trabajo,  más valor de damos a la empresa.

Facilitar que nuestros empleados puedan conciliar su vida personal y laboral es una máxima que debemos cumplir las empresas, y contribuir con soluciones que les permitan coordinar su día a día, es una pequeña parte del esfuerzo en mejorar su calidad laboral (o calidad de vida en el trabajo), y que sin duda, revierte en una mejora de la productividad.

Desde el mercado

Por otro lado el mercado tiende a trabajar con un solo partner para acometer un servicio integral. Es más sencillo tener un solo interlocutor que varios con los que tener que coordinarse, es más fácil poder negociar precios con ellos y obtener un servicio de mayor calidad al tener una visión de conjunto.

Normalmente cada empresa empieza cubriendo necesidades de forma independiente según van surgiendo en cada área o  departamento. Hasta que el conjunto de la empresa se hace eco de la necesidad y entonces es cuando se busca al proveedor único experto que debe ofrecerte una foto general y el ROI a largo plazo.

El reto aquí es saber alinear el proveedor externo (mensajería) con el interno (usuario).

Todos tenemos claro que es fundamental unificar la cartería física con la digital (correo, paquetes corporativos y personales, documentación que llega para firma, notificaciones electrónicas…), cada día hay cambios, surgen nuevas necesidades o mejoras y hay que buscar sinergias desde la parte de cartería física y avanzar con toda la parte de procesos digitalizados.

 

El papel del Facility Manager y la gestión del cambio

Todos los actores beneficiarios de un cambio deben estar involucrados y aquí el papel del Facility Manager y su equipo es imprescindible para que el proyecto sea un éxito, junto con el área de gestión del cambio y promovido por la Dirección de la empresa.

Teniendo en cuenta que es un servicio no core de la empresa hay que facilitar la comunicación y manejarla enfocándola a los diferentes tipos de usuarios, siguiendo una coherencia y alineada con la estrategia general de la empresa.

La gestión del cambio nace generalmente de la Dirección. Las empresas estamos cambiado la forma de trabajar cambiando el espacio y todo cambio tiene que ser pensado en el beneficio del empleado, para que funcione, el mensaje que damos es importante, siendo imprescindible el empuje desde la Dirección.

El facility tiene como tarea facilitar las cosas al empleado y las herramientas digitales son fundamentales para simplificar la vida.

Innovar y trabajar con proveedores que tengan buenas herramientas de gestión es fundamental para la implantación con éxito de cualquier cambio.

 

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