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Cartería de empresa y ecommerce. Desayuno de trabajo - Valija Digital

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Índice del artículo

 

VALIJA DIGITAL

 

Retos y problemática actual en las estafetas/valija

El principal problema al que se enfrentan las empresas es que en general, no se tiene conciencia de que existe un problema.

El servicio de valija suele estar en la sombra, simplemente es algo que hay que hacer en la empresa pero no aporta valor al core de negocio, así que se vuelve complicado que alguien quiera hacerse cargo de ello.

En esta zona gris, nos encontramos con empleados reubicados a este área o empleados que absorben esta tarea a pesar de no estar especializados y en detrimento de su propia eficiencia y profesionalización dentro de su área de formación.

Como consecuencia, deja de haber transparencia y conocimiento sobre los costes o lo que llega, no existe trazabilidad, en ocasiones se pierden correos y paquetes, se tienen diferentes proveedores para cada acción y se vuelve tedioso gestionar la información de unos y otros.

Los departamentos de Compras en ocasiones también imponen proveedores por costes, no siendo a veces la opción más acertada y haciendo que los usuarios tengan que encargarse de parte de lo que debería hacer el proveedor para que el servicio sea útil.

Los nuevos modelos de trabajo para facilitar la conciliación, también hacen que esté surgiendo otra dificultad añadida a la gestión del alto volumen de paquetes que llega, y es no saber dónde está un empleado para poder entregarle su correspondencia.

 

Problemas del ecommerce personal

La evolución del ecommerce y los nuevos modelos de comportamiento en el consumo, añadido a la cantidad de horas que pasamos en la oficina, ha propiciado desde hace algún tiempo la proliferación de compras personales para ser entregadas en los lugares de trabajo, que al fin y al cabo es donde pasamos más tiempo.

Hasta aquí, es una forma de conciliación para algunos aspectos de la vida personal. El problema llega cuando bastantes de tus empleados realizan compras online y se entregan en la oficina:

  • El espacio que ocupan los paquetes ecommerce
  • El tiempo de gestionar y distribuir los paquetes
  • La responsabilidad de la entrega de un paquete no relacionado con el trabajo

Las empresas se han encontrado de repente con una actividad inusual para la que no tienen recursos destinados y en un servicio que siempre ha pasado desapercibido.

 

Trazabilidad de las entregas

Con el aumento del volumen de correo, aumentan también las posibles incidencias. Y por una cuestión ética, reputacional y de conciliación para el empleado, hay que darle solución, aunque la incidencia sea con un ítem no relacionado con las responsabilidades laborales del usuario.

El desconocimiento general de lo que pasa con el correo o paquetes una vez que llegan a la empresa y hasta que se entregan al usuario, o cuando se envía desde la empresa hasta que llega a su destino es algo con lo que tienen que lidiar todas las compañías con mayor o menor acierto en función del valor del envío o entrega.

Puede provocar desde la apatía e indiferencia con autogestión de la incidencia, hasta la ira más profunda como no se reciba o entregue algo a tiempo, pero en cualquier caso, es inaceptable que se desconozca la información siempre que haya una entrega en nuestros edificios, y en eso estamos todos de acuerdo.

En muchas ocasiones, el hándicap es no disponer de un área que centralice y recoja el correo por lo que su gestión se complica y las responsabilidades se diluyen.

 

Tiempos de entrega al usuario y definición de criterios

Las personas queremos recibir inmediatamente algo que estamos esperando, es nuestra naturaleza, no nos gusta esperar.

La definición de criterios para las entregas pueden ser tan variopintas como empresas y necesidades hay en el mercado.

Desde no tener distribución de correo y que cada empleado o departamento recoja sus cosas, hasta puntos de entrega únicos, pasando por entregas en mano, en smartlockers o digitalizado por correo electrónico.  Lo importante es haberlo establecido como proceso que cubre las necesidades de la empresa, y que funcione.

Entrando en el dilema de los tiempos de retención del correo si el usuario no lo recoge, y qué hacer con ello después, los criterios de definición del servicio también varían, dependiendo de la cantidad de espacio que tenga la compañía o del nivel de compromiso que quiera adquirir con el empleado.

Lo imprescindible en cualquiera de los casos es notificar al usuario inmediatamente cuando se registre un objeto entrante en la estafeta y que luego pase por el flujo de entrega definido.

Pero el usuario ya está notificado, que es lo importante.

Notificaciones periódicas hasta que se retira la correspondencia, periodos de retención prefijados y destrucción de todo lo que sobrepase el tiempo o devolución del correo/paquetes… al final es una cuestión de crear hábitos en nuestros empleados en base a un procedimiento establecido y conocido.

 

Taquillas inteligentes – SmartLockers

A la hora de hacer frente a la entrega de paquetes o correspondencia de empleados, se extiende cada vez más la práctica de utilizar smartlockers (taquillas inteligentes) anónimos en las empresas, donde se dejan los paquetes y el empleado accede a su contenido con un pin de seguridad que solo abre la taquilla asignada para esa entrega y que previamente se le ha notificado. Una vez recogido el objeto, el pin se resetea para liberar la taquilla de nuevo.

Los puntos de entrega son útiles siempre y cuando la empresa tenga recursos para poder implementarlos o defina esta estrategia como la más ventajosa para sus empleados, aun pudiendo ser más costosa. Si tus empleados van a recibir productos con tamaños excesivamente grandes y poco manejables, los puntos de entrega o las estafetas (mailroom) seguro son mejor solución, si no, los smartlockers harán muy felices a tus empleados y a la compañía.

Aplicaciones de registro y distribución segura

Y todo lo anterior nos lleva a establecer como necesidad la implementación de una herramienta en la que podamos registrar en tiempo real cada entrada de correo o paquete y poder gestionarlos hasta la entrega a su destinatario sin que se pierda en ningún momento la traza.

Si ha sido entregado en mano al destinatario o a un compañero, si en smartlockers, si ha sido digitalizado y enviado por email, si ha pasado por la ruta de valija y ha sido entregado o no, si se ha depositado en un punto de entrega y cuál, si ha sido devuelto o destruido porque ha pasado el periodo de retención…

Una aplicación web y colaborativa, donde puedas encontrar cuadros de mando e informes que te permitan conocer los volúmenes que se manejan, de qué tipo, en qué área de la compañía, qué costes está repercutiendo, y en definitiva, tener una foto con la que se puedan tomar decisiones que hagan más eficiente el día a día de la empresa.

¿Y si además el usuario pudiera consultar todo lo que le ha llegado, tener su histórico y su propio dashboard? cool

 

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