teléfono 916 591 311 email Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Cartería de empresa y ecommerce. Desayuno de trabajo

Ratio: 5 / 5

Inicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activado
 

Índice del artículo

El 13 de marzo participamos en un desayuno de trabajo con los facility managers de grandes empresas del mercado español para tratar los problemas en las valijas de correo y su saturación con la proliferación de la paquetería personal, además de la dificultad a la que se enfrentan a la hora de gestionar las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas.

 

La agenda del desayuno estaba formada por bloques en los que hablamos sobre:

  • VALIJA DIGITAL
    • Retos y problemática actual en las estafetas/valija
    • Problemas del ecommerce personal
    • Trazabilidad de las entregas
    • Tiempos de entrega al usuario y definición de criterios
    • Taquillas inteligentes – SmartLockers
    • Aplicaciones de registro y distribución segura
  • NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
  • TRANSFORMACIÓN DIGITAL
    • Cómo abordar la valija digital, hacia la implantación de la mensajería digital
    • El papel del Facility Manager y la gestión del cambio

 

 

Del correo postal a la mensajería digital. Transformación digital en las compañías

Sectores tan diferentes como banca, alimentación, industria del motor, consumibles, telecomunicaciones o servicios nos unimos hace unos días para abordar un tema que, aunque en la sombra, está convirtiéndose en un quebradero de cabeza para las empresas.

Las valijas de correo, estafetas o mailroom se están viendo desbordadas ante la llegada de paquetería ecommerce personal que las empresas tienen que gestionar para sus empleados, dedicando recursos que no revierten en generación de negocio.

Por otro lado, con las normativas de Administración Electrónica, la llegada de notificaciones electrónicas y su gestión a tiempo y por la persona adecuada, están siendo un verdadero obstáculo a la hora de comunicarse con la Administración.

Después de una reunión muy productiva en la que descubrimos que no estamos solos y que todos los retos a los que nos enfrentamos tienen una solución rápida y eficiente, obtuvimos unas conclusiones muy interesantes.

 


 

VALIJA DIGITAL

 

Retos y problemática actual en las estafetas/valija

El principal problema al que se enfrentan las empresas es que en general, no se tiene conciencia de que existe un problema.

El servicio de valija suele estar en la sombra, simplemente es algo que hay que hacer en la empresa pero no aporta valor al core de negocio, así que se vuelve complicado que alguien quiera hacerse cargo de ello.

En esta zona gris, nos encontramos con empleados reubicados a este área o empleados que absorben esta tarea a pesar de no estar especializados y en detrimento de su propia eficiencia y profesionalización dentro de su área de formación.

Como consecuencia, deja de haber transparencia y conocimiento sobre los costes o lo que llega, no existe trazabilidad, en ocasiones se pierden correos y paquetes, se tienen diferentes proveedores para cada acción y se vuelve tedioso gestionar la información de unos y otros.

Los departamentos de Compras en ocasiones también imponen proveedores por costes, no siendo a veces la opción más acertada y haciendo que los usuarios tengan que encargarse de parte de lo que debería hacer el proveedor para que el servicio sea útil.

Los nuevos modelos de trabajo para facilitar la conciliación, también hacen que esté surgiendo otra dificultad añadida a la gestión del alto volumen de paquetes que llega, y es no saber dónde está un empleado para poder entregarle su correspondencia.

 

Problemas del ecommerce personal

La evolución del ecommerce y los nuevos modelos de comportamiento en el consumo, añadido a la cantidad de horas que pasamos en la oficina, ha propiciado desde hace algún tiempo la proliferación de compras personales para ser entregadas en los lugares de trabajo, que al fin y al cabo es donde pasamos más tiempo.

Hasta aquí, es una forma de conciliación para algunos aspectos de la vida personal. El problema llega cuando bastantes de tus empleados realizan compras online y se entregan en la oficina:

  • El espacio que ocupan los paquetes ecommerce
  • El tiempo de gestionar y distribuir los paquetes
  • La responsabilidad de la entrega de un paquete no relacionado con el trabajo

Las empresas se han encontrado de repente con una actividad inusual para la que no tienen recursos destinados y en un servicio que siempre ha pasado desapercibido.

 

Trazabilidad de las entregas

Con el aumento del volumen de correo, aumentan también las posibles incidencias. Y por una cuestión ética, reputacional y de conciliación para el empleado, hay que darle solución, aunque la incidencia sea con un ítem no relacionado con las responsabilidades laborales del usuario.

El desconocimiento general de lo que pasa con el correo o paquetes una vez que llegan a la empresa y hasta que se entregan al usuario, o cuando se envía desde la empresa hasta que llega a su destino es algo con lo que tienen que lidiar todas las compañías con mayor o menor acierto en función del valor del envío o entrega.

Puede provocar desde la apatía e indiferencia con autogestión de la incidencia, hasta la ira más profunda como no se reciba o entregue algo a tiempo, pero en cualquier caso, es inaceptable que se desconozca la información siempre que haya una entrega en nuestros edificios, y en eso estamos todos de acuerdo.

En muchas ocasiones, el hándicap es no disponer de un área que centralice y recoja el correo por lo que su gestión se complica y las responsabilidades se diluyen.

 

Tiempos de entrega al usuario y definición de criterios

Las personas queremos recibir inmediatamente algo que estamos esperando, es nuestra naturaleza, no nos gusta esperar.

La definición de criterios para las entregas pueden ser tan variopintas como empresas y necesidades hay en el mercado.

Desde no tener distribución de correo y que cada empleado o departamento recoja sus cosas, hasta puntos de entrega únicos, pasando por entregas en mano, en smartlockers o digitalizado por correo electrónico.  Lo importante es haberlo establecido como proceso que cubre las necesidades de la empresa, y que funcione.

Entrando en el dilema de los tiempos de retención del correo si el usuario no lo recoge, y qué hacer con ello después, los criterios de definición del servicio también varían, dependiendo de la cantidad de espacio que tenga la compañía o del nivel de compromiso que quiera adquirir con el empleado.

Lo imprescindible en cualquiera de los casos es notificar al usuario inmediatamente cuando se registre un objeto entrante en la estafeta y que luego pase por el flujo de entrega definido.

Pero el usuario ya está notificado, que es lo importante.

Notificaciones periódicas hasta que se retira la correspondencia, periodos de retención prefijados y destrucción de todo lo que sobrepase el tiempo o devolución del correo/paquetes… al final es una cuestión de crear hábitos en nuestros empleados en base a un procedimiento establecido y conocido.

 

Taquillas inteligentes – SmartLockers

A la hora de hacer frente a la entrega de paquetes o correspondencia de empleados, se extiende cada vez más la práctica de utilizar smartlockers (taquillas inteligentes) anónimos en las empresas, donde se dejan los paquetes y el empleado accede a su contenido con un pin de seguridad que solo abre la taquilla asignada para esa entrega y que previamente se le ha notificado. Una vez recogido el objeto, el pin se resetea para liberar la taquilla de nuevo.

Los puntos de entrega son útiles siempre y cuando la empresa tenga recursos para poder implementarlos o defina esta estrategia como la más ventajosa para sus empleados, aun pudiendo ser más costosa. Si tus empleados van a recibir productos con tamaños excesivamente grandes y poco manejables, los puntos de entrega o las estafetas (mailroom) seguro son mejor solución, si no, los smartlockers harán muy felices a tus empleados y a la compañía.

Aplicaciones de registro y distribución segura

Y todo lo anterior nos lleva a establecer como necesidad la implementación de una herramienta en la que podamos registrar en tiempo real cada entrada de correo o paquete y poder gestionarlos hasta la entrega a su destinatario sin que se pierda en ningún momento la traza.

Si ha sido entregado en mano al destinatario o a un compañero, si en smartlockers, si ha sido digitalizado y enviado por email, si ha pasado por la ruta de valija y ha sido entregado o no, si se ha depositado en un punto de entrega y cuál, si ha sido devuelto o destruido porque ha pasado el periodo de retención…

Una aplicación web y colaborativa, donde puedas encontrar cuadros de mando e informes que te permitan conocer los volúmenes que se manejan, de qué tipo, en qué área de la compañía, qué costes está repercutiendo, y en definitiva, tener una foto con la que se puedan tomar decisiones que hagan más eficiente el día a día de la empresa.

¿Y si además el usuario pudiera consultar todo lo que le ha llegado, tener su histórico y su propio dashboard? cool

 


 

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

 

Las notificaciones electrónicas tienen su propio apartado en la gestión de la Valija Digital de las empresas.

Si crees que lo tienes controlado, mira lo que estuvimos hablando en nuestro desayuno de trabajo con los principales Faciliy Managers del mercado Español:

 

Notificaciones electrónicas

El Servicio de Notificaciones Electrónicas permite a cualquier persona física o jurídica recibir por vía telemática las notificaciones administrativas y en la mayoría de los casos, poder gestionarlas sin necesidad de presencia física.

Es ideal y un gran alivio para las empresas que pueden realizar las gestiones administrativas con la Administración Pública de forma mucho más eficiente.

El procedimiento es sencillo, la Administración lanza la notificación, que se guarda en la plataforma de sede electrónica con la que trabaje. Puede ser una plataforma centralizada donde confluyen varias sedes (por ejemplo la plataforma 060) o pueden tener la suya propia (por ejemplo algunos ayuntamientos). Te llega un email a la dirección de correo electrónico que hayas definido para las notificaciones y desde ese momento comienza a contar el tiempo de recepción. Una vez que descargas la notificación empieza a contar el tiempo de respuesta.

Adicionalmente pueden llegarte notificaciones por correo postal, pero el criterio no está muy claro.

En las empresas el escenario para realizar los trámites con la Administración Pública es menos sencillo y alentador.

Las empresas cuentan con varios certificados electrónicos para su uso según el trámite y persona autorizada. Algunas empresas cuentan con tantos certificados que incluso desconocen su cantidad y alcance.

Los avisos de notificaciones llegan a tantas direcciones de email como departamentos, personas y trámites se puedan gestionar en las empresas.

Quien lo tiene medianamente bien gestionado, recibe de forma más o menos centralizada el aviso de notificación, entra en la plataforma correspondiente -si es que en el email de aviso aparece la plataforma-, la descarga y la pone a disposición del destinatario, que puede ser otro diferente del que lo descarga, dentro de la empresa.

En este punto, los diferentes problemas a los que se enfrentan las empresas suelen ser:

  • Cuando en una notificación no aparece toda la información que se necesita para poder realizar la gestión, pero el tiempo de respuesta empieza a contar desde su descarga.
  • Cuando la AAPP no respeta sus propios canales de comunicación, enviándote información vía telemática y también por correo postal.
  • Cuando el envío es al destinatario y necesitas modificarlo, pero es muy complicado cambiar la dirección de las notificaciones.
  • Si en el plazo estipulado (unos 10 días naturales) no se consulta un buzón a tiempo, la Administración entiende la notificación como rechazada, comenzando los plazos para poder atenderla. Así mismo, puede devenir en sanciones e intereses de demora y/o recargos.
  • Además no siempre recibes el aviso por email, por lo que las empresas deben rastrear todas las plataformas asiduamente para no eludir sus responsabilidades.

 

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

 

Cómo abordar la valija digital, hacia la implantación de la mensajería digital

Desde la empresa

Para que internamente se pueda abordar un cambio de modelo de trabajo y de comportamiento del usuario, no solo vale con decir que habrá un ahorro de costes, reducción de infraestructura, optimización de recursos, facilidad de gestión o más control. Se trata también de facilitar el trabajo y la vida del empleado y para ello debe haber una planificación para la implantación y una buena gestión de la comunicación.

Actualmente estamos en un periodo de convivencia, más que ahorro por implantar soluciones de Valija Digital, las empresas tienen que cubrir unas necesidades y evolucionar digitalmente para encargarse de generar negocio, donde una gestión más eficiente significa que el negocio va a ir más rápido.

La automatización de tareas que no generan negocio es la estrategia que se están planteando en las grandes empresas y que ya se sigue dentro del plan estratégico a corto-medio plazo.

Para ello, las herramientas y procesos tienen que ser simples y fáciles de manejar y la gestión de la resistencia  al cambio debe ser llevada en conjunto desde la Dirección y Gestión del Cambio y el área de Facilities.

La Dirección debe impulsar este tipo de cambios que no son core del negocio, aunque están en la misma línea de importancia que la limpieza y mantenimiento de edificios y oficinas.

Comunicación e implantación

Es lógico que las necesidades de las personas sean diferentes y no concuerden en muchas ocasiones. Aquí es donde surgen las fricciones y aparecen los detractores.

En cualquier cambio, la comunicación es esencial y es una herramienta muy poderosa de la empresa hacia sus empleados. Un cambio beneficioso, es una oportunidad de comunicación.

Siempre nos vamos a encontrar detractores que hagan que los esfuerzos del cambio parezcan más complicados pero la creación de grupos heterogéneos donde además de los facilitadores se integren detractores, hará más sencilla la transición, porque todos los perfiles de usuario forman parte del cambio y son tenidos en cuenta.

Si quieres que los cambios fluyan, hay que tratar de convencer, no imponer.

Aunque si bien es cierto que para una correcta implementación y comunicación debes contar con grupos heterogéneos, no se puede cambiar de golpe.

La capacidad de resiliencia es diferente en cada persona según el cambio del que estemos hablando, así que hay que encontrar una manera que afecte lo menos posible a todos los usuarios para que la implantación de la Valija Digital sea un éxito desde el primer momento. Como hemos dicho, aunque por sí misma ya es una solución con beneficios para la empresa y el empleado, un cambio de hábitos y procedimiento mal llevado, puede hacer que hasta la mejor solución acabe en fracaso.

Normalmente abordar una implantación de Valija Digital se hace por fases o aprovechando cambios de infraestructura.

Desde el empleado

Es muy importante para abordar con éxito la implantación de una solución de Valija Digital el punto de vista del empleado.

Un empleado espera dedicar el 100% de su jornada laboral a profesionalizar su trabajo, en lugar de dedicar esfuerzos a tareas que no forman parte de su formación y/o contrato.

Y es que cuanto más a gusto nos encontramos en el trabajo,  más valor de damos a la empresa.

Facilitar que nuestros empleados puedan conciliar su vida personal y laboral es una máxima que debemos cumplir las empresas, y contribuir con soluciones que les permitan coordinar su día a día, es una pequeña parte del esfuerzo en mejorar su calidad laboral (o calidad de vida en el trabajo), y que sin duda, revierte en una mejora de la productividad.

Desde el mercado

Por otro lado el mercado tiende a trabajar con un solo partner para acometer un servicio integral. Es más sencillo tener un solo interlocutor que varios con los que tener que coordinarse, es más fácil poder negociar precios con ellos y obtener un servicio de mayor calidad al tener una visión de conjunto.

Normalmente cada empresa empieza cubriendo necesidades de forma independiente según van surgiendo en cada área o  departamento. Hasta que el conjunto de la empresa se hace eco de la necesidad y entonces es cuando se busca al proveedor único experto que debe ofrecerte una foto general y el ROI a largo plazo.

El reto aquí es saber alinear el proveedor externo (mensajería) con el interno (usuario).

Todos tenemos claro que es fundamental unificar la cartería física con la digital (correo, paquetes corporativos y personales, documentación que llega para firma, notificaciones electrónicas…), cada día hay cambios, surgen nuevas necesidades o mejoras y hay que buscar sinergias desde la parte de cartería física y avanzar con toda la parte de procesos digitalizados.

 

El papel del Facility Manager y la gestión del cambio

Todos los actores beneficiarios de un cambio deben estar involucrados y aquí el papel del Facility Manager y su equipo es imprescindible para que el proyecto sea un éxito, junto con el área de gestión del cambio y promovido por la Dirección de la empresa.

Teniendo en cuenta que es un servicio no core de la empresa hay que facilitar la comunicación y manejarla enfocándola a los diferentes tipos de usuarios, siguiendo una coherencia y alineada con la estrategia general de la empresa.

La gestión del cambio nace generalmente de la Dirección. Las empresas estamos cambiado la forma de trabajar cambiando el espacio y todo cambio tiene que ser pensado en el beneficio del empleado, para que funcione, el mensaje que damos es importante, siendo imprescindible el empuje desde la Dirección.

El facility tiene como tarea facilitar las cosas al empleado y las herramientas digitales son fundamentales para simplificar la vida.

Innovar y trabajar con proveedores que tengan buenas herramientas de gestión es fundamental para la implantación con éxito de cualquier cambio.

 


 

Conclusiones y soluciones de valija digital y notificaciones electrónicas

 

Resumiendo, las empresas buscan un único proveedor para cubrir un servicio integral de Valija Digital y Notificaciones electrónicas.

Necesitan una aplicación de gestión que registre cada entrada y seguimiento hasta el usuario, que facilite informes y cuadros de mando y que notifique en tiempo real al usuario de la llegada de cualquier tipo de correo.

Son muy importantes las taquillas inteligentes (o puntos de entrega) que descarguen al área de cartería tanto en gestión como en espacio para paquetería personal y otros.

Y se empieza a volver imprescindible disponer de una centralización de las notificaciones electrónicas y puesta a disposición del usuario sin ser  descargadas para poder gestionar todos los trámites telemáticos con la Administración Pública.

Por otro lado, internamente las empresas tienen el gran reto de la comunicación e implantación por fases con grupos heterogéneos, aunque siempre con el soporte de su partner.

¿Quieres ver una demo de Valija Digital y Notificaciones electrónicas de Normadat?

 

Elegir un partner especializado que pueda realizar un servicio integral es esencial para ser más eficientes
Gregorio Manzano
Gregorio Manzano

Contactad Conmigo:

Aceptación de Políticas.

Boletín de Noticias

Sector
Área
Please wait

Artículos más leídos

Especialidad Normadat

Digitalización de documentos, Custodia de backup, Backup online remoto, Custodia de archivos, Montaje de instalaciones de custodia, Organización e inventariado de documentación, Servicios a bibliotecas, Destrucción confidencial certificada, cumplimiento LOPD...

 

Formas de Contacto

Centro de Soporte
Chat ONLINE
Tel: +34 916 591 311
Email: normadat@normadat .es
Website: www.normadat.es

Canales Sociales

   

Certificaciones

Normadat certificada en ISO 9001 de Gestión de Calidad Normadat certificada en ISO 27001 de Gestión de la Seguridad de la Información
Normadat servicio certificado Destrucción Confidencial Normadat certificada en UNE-EN ISO 14001 GA-2014/0182

Subvenciones

Subvencionados por el programa de impulso a la contratación de jóvenes inscritos en el Fichero del Sistema Nacional de Garantía Juveníl, en el ámbito de la Comunidad de Madrid

Este sitio usa cookies propias y de terceros.

Si no cambias la configuración del navegador, aceptas su uso para tener una mejor experiencia de usuario. Saber más

OK

En Normadat utilizamos cookies propias y de terceros para un correcto funcionamiento del sitio y análisis de navegación para la optimización de la web. Si no cambias la configuración del navegador entendemos que aceptas nuestra Política de Cookies. Url de la política de cookies de normadat: Política de Cookies.