Vamos a explicarte cómo las reglas de negocio pueden transformar tu empresa. En este artículo, te explicamos qué son y por qué son tan importantes para la eficiencia operativa.
Además, analizaremos las consecuencias de no registrar adecuadamente estas reglas y cómo un Sistema de Gestión de Reglas de Negocio (BRMS) puede resolver estos desafíos. Sigue leyendo hasta el final y descúbrelo todo sobre el potencial de tus reglas de negocio.
¿Qué son las reglas de negocio?
Las reglas de negocio son declaraciones que establecen las pautas y restricciones bajo las cuales una organización lleva a cabo sus operaciones. Estas normas definen cómo se deben realizar ciertas actividades y procesos, y proporcionan directrices claras para simplificar la toma de decisiones. No hay una sola categoría de reglas de negocio. En realidad, pueden abordar aspectos como el flujo de trabajo, las políticas internas, los cálculos, las validaciones y las condiciones que rigen los negocios.
A pesar de que son cruciales, algunas reglas de negocio no están debidamente registradas por las empresas. Esto puede deberse a varias razones. Una de las más habituales es la falta de documentación adecuada, pero también que no han sido reconocidas. Esto genera problemas, tales como estos:
- Poca coherencia en las operaciones. Si las reglas no se documentan, es más probable que los empleados interpreten y apliquen las reglas de manera inconsistente, lo que puede llevar a decisiones contradictorias y resultados no deseados.
- Adaptación de nuevos empleados más errática. Cuando las reglas no están documentadas, es más difícil transmitir los estándares a los nuevos miembros del equipo. Esto puede resultar en fallos, retrasos y una mayor curva de aprendizaje para los empleados.
- Falta de transparencia. Sin reglas establecidas se vuelve complicado identificar y comprender cómo funcionan los procesos empresariales. También aparecen cambios no coordinados y errores imprevistos en la operación diaria.
¿Qué es un BRMS?
Teniendo lo anterior presente, un Sistema de Gestión de Reglas de Negocio o BRMS, por sus siglas en inglés, es una herramienta que permite a las organizaciones establecer y ejecutar reglas de negocio de manera eficiente. Este software proporciona un entorno centralizado para mantener los estándares y automatizar su aplicación.
De hecho, podemos decir que un BRMS se relaciona directamente con lo mencionado anteriormente sobre las reglas de negocio no registradas. Cuando lo utilizan, las empresas pueden documentar y unificar todas sus reglas de negocio en un solo lugar. Como consecuencia, se evita la inconsistencia en la toma de decisiones.
Pero esas no son las únicas ventajas de un BRMS. Estos dos beneficios adicionales que se obtiene al usar este software:
- Cambios organizativos, veloces y efectivos. Con una herramienta gestión de reglas de negocio es más fácil aplicar cambios. Si se requiere una modificación en una regla, se puede realizar en el BRMS y propagar automáticamente a través de los sistemas y procesos relacionados. Así se evitan errores y todos los departamentos van a una.
- Eficiencia en la integración de nuevos empleados. Al contar con un sistema centralizado y bien documentado de reglas de negocio, los nuevos miembros del equipo pueden acceder a la información necesaria de manera estructurada y comprensible. Esto acelera el proceso de aprendizaje y facilita el proceso de llegada del talento a la plantilla.
- Satisfacción del cliente. Otro punto que no se debe pasar por alto es que el cliente se sentirá más confiado al interactuar con una empresa que tiene normas claras. Los puntos de vista de todos los empleados se unifican gracias al BRMS y los clientes tienen la seguridad de que están trabajando con un negocio fiable y bien organizado.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de reglas de negocio o BRMS?
Para conocer mejor cómo funciona un sistema de gestión de reglas de negocio o BRMS, pongamos un ejemplo. Piensa en una compañía aseguradora que desea establecer reglas claras para determinar las primas de seguro para automóviles. Las reglas pueden incluir factores como la edad del conductor, el tipo de vehículo, el historial de conducción y el código postal. De esta manera, el proceso de cálculo de primas se automatiza utilizando un software de gestión.
Primero, se registraron todas las reglas de negocio relevantes en el BRMS. Por ejemplo, si el conductor tiene menos de 25 años, se aplica un recargo del 10% a la prima base. O, si el vehículo es un deportivo, se aplica un recargo del 20% a la prima base. O, si el conductor ha tenido más de dos infracciones de tráfico en los últimos dos años, se aplica un recargo del 15% a la prima base. Y el proceso se repite en función de los parámetros deseados.
Una vez que las reglas están registradas, el aplicativo las evalúa automáticamente en función de los datos proporcionados. Sin ir más lejos, si se introduce la información de un conductor de 22 años con un vehículo deportivo y un historial de tres infracciones de tráfico, el BRMS aplicará las reglas correspondientes. Finalmente, se obtiene el cálculo final con el importe de la prima del seguro.
Esta automatización garantiza que todas las reglas se apliquen de manera coherente y precisa, evitando errores humanos y agilizando el proceso de cálculo de primas. Además, si se requiere modificar alguna regla, simplemente se actualiza en el BRMS, y todos los cálculos futuros se realizan según el nuevo criterio.
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