La externalización de procesos de negocio es una tendencia imparable que cada año aumenta su volumen ya que permite a las empresas que lo adoptan centrarse en su core de negocio delegando tareas importantes, pero no esenciales, en empresas especialistas.
Rentabilidad, sí. Pero no sólo.
Esta externalización trae como primer beneficio tangible un aumento en la rentabilidad. Al externalizar procesos se apuesta por un modelo de costes variable frente al fijo, lo que proporciona más flexibilidad financiera y reduce las cantidades necesarias para invertir en esos servicios, exonera a las empresas del mantenimiento de equipos, software y necesidad de formación continua a la vez que aumenta la eficacia en estas áreas. Posibilita ampliar la eficiencia de la gestión de los procesos externalizados puesto que son realizados por empresas especializadas que tienen un conocimiento refinado de los procesos, metodología y procedimientos en continua reevaluación y proceso de mejora lo que les permite aumentar su productividad, mientras que el personal esencial de la empresa dedica su tiempo y esfuerzo a gestionar la parte del negocio en la que realmente aportan valor.
Pero los servicios de outsourcing traen más beneficios que el meramente económico. Como decimos, las empresas especialistas a las que delegamos las tareas no core ofrecen una agilidad en la respuesta ante los problemas que pueden surgir mucho mayor que si nos tuviéramos que encargar nosotros en resolverlos y, además, los afrontan de un modo más eficiente con procesos reglados cuya calidad es medida y evaluada de manera constante redundando en procesos de calidad de los que pueden verse beneficiados también los clientes de la empresa contratista.
Normadat ofrece desde hace 30 años una importante batería de servicios BPO relacionados con la gestión segura de la información. Desde los clásicos iniciales, que tienen que ver con la información contenida en soportes analógicos como la destrucción segura y certificada de documentos, la digitalización de documentos o el tratamiento y archivo de la documentación hasta procesos actuales totalmente digitales que se integran a la perfección en el backoffice de nuestros clientes.
Servicios como la gestión del pago a proveedores, la valija digital, donde se transforma a formato electrónico todo lo que llega aún en formato papel, las Notificaciones Electrónicas Obligatorias o los expedientes de RRHH, entre otros, permiten reducir costes, aumentar la eficiencia y agilidad, ofrecer un mayor rendimiento y, en definitiva, mejorar el servicio hasta llegar, por último, a la creación de nuevos modelos de negocio.
BPO en cuentas por pagar. Un ejemplo.
Los beneficios que se obtienen en, por ejemplo, los procesos de cuentas por pagar no solo están en la rentabilidad que se consigue. También se obtienen numerosas ventajas como poder desentenderse de las llamadas de proveedores, se obtienen beneficios al tener un mayor control al conocer donde se producen las desviaciones que generan costes ocultos pudiendo obtener un análisis más pormenorizado de la gestión de incidencias. Son procesos que, si se realizan de manera manual, traen consigo errores muy comunes en la grabación de datos, en las validaciones entre lo pagado y recibido, pérdidas de facturas, pagos a proveedores a destiempo (tanto antes de recibir el servicio por aprobaciones rápidas sin el cotejo suficiente como después si se ha traspapelado una factura), cuellos de botella en el proceso, compras no autorizadas etc.
BPO acelerado por la pandemia.
Después de este pasado año, las empresas se han dado cuenta que deben batallar para conseguir fluidez en los procesos, aumentar la rentabilidad y adaptarse a las nuevas normativas en un contexto de trabajo remoto. Gracias a la externalización de procesos de negocio las organizaciones pueden conseguir importantes avances en este sentido, centrarse únicamente en su negocio y solventar bastantes problemas como los que veíamos en el anterior ejemplo.
Y es que, el ahorro de costes importa, pero también es relevante reducir riesgos y aumentar la agilidad y flexibilidad en la toma de decisiones. De esta forma podremos adaptarnos a los cambios constantes que se producen en el mercado y llegar a este con productos y/o servicios de calidad en tiempo y forma.
