Automatización y digitalización de procesos documentales

La gestión documental, debido a su transversalidad, debería ser uno de los primeros procesos de la transformación digital en las compañías ya que permite aumentar la productividad y a la vez reducir costes de un nutrido número de procesos empresariales. Se enmarca en cualquier tipo de proceso de cualquier departamento. Permite la creación, registro, transferencia y acceso a los fondos y posibilita la integración con otras herramientas hasta constituir un sistema integral de información.

Pero transformar digitalmente no es escanear papeles, es cambiar el enfoque de los procesos  que antes realizábamos analógicamente (coger un papel y llevárselo a tu compañero de la planta de arriba, firmar un documento con tu bolígrafo y meterlo en un sobre para su envío a correos, imprimir un documento para revisarlo y posteriormente sellarlo con tu sello de empresa guardado en el cajón de tu despacho…) y enfrentarse a procesos de trabajo tradicionales desde un prisma digital, con todas las ventajas que esto supone.

Podemos delimitar el inicio de esta transformación con la llegada de las primeras herramientas para la digitalización del papel y la gestión del documento electrónico. Desde simples repositorios de documentos hasta gestores documentales con muchas más funcionalidades se encargaron de iniciar la gestión de documentos digitales y, con ellos, comenzaron a cambiar los procesos. Aunque ya hablamos dentro del ámbito digital, estos procesos se iniciaban y desarrollaban de manera asistida y debían contar con supervisión, si bien, y una vez asimilada esta fase, la automatización de procesos y la interconexión de sistemas se está asentando.

Después de transformar el formato físico al digital a través de procesos de escaneado de documentos se comenzó a gestionarlos desde múltiples plataformas o softwares. El problema es que estas plataformas tenían una muy baja capacidad de conexión con otras herramientas, siendo en siendo la interconectividad de los procesos nula. Se trataba al documento siempre enmarcado dentro de procesos parciales que no se interconectaban con otros procesos, ni con otros sistemas o herramientas.

Esta parcelación de la documentación inicial que ponía en el centro del proceso al documento, lo descontextualizaba de los procesos empresariales. Era fácil buscar una factura digital que antes había estado en papel a través de campos de búsqueda pero sin ir mucho más allá. La simple digitalización documental fue desapareciendo al tiempo que los procesos empresariales digitales ganaban protagonismo aumentando la presencia del documento electrónico. Pero todavía no era suficiente para hablar de una verdadera transformación digital. Habíamos dejado de consumir tanto papel pero los archivos digitales, con frecuencia, repetían los patrones de sus hermanos en papel (copia y pega, duplicados, archivos adjuntos repetidos…)

El modelado de procesos digitales ha ayudado a ampliar la interconectividad de los sistemas y las diferentes actividades desarrolladas en ellos a la vez que la automatización de los procesos reduce la interacción humana y con ella, la vuelta a antiguos vicios y problemas en los procesos documentales. Así, ahora una factura se origina directamente en formato digital, se la trata, se extraen los campos de información que contiene, pasa a fase de tramitación con un flujo de aprobación de documentos donde a los responsables de aprobarlas les llegará un aviso para su supervisión o incluso firma para terminar finalmente en un sistema contable que las registre, todo ello a través de procesos automáticos donde la interacción humana es mínima.

Desde modelado de procesos, (que pueden ser abstractos o estar basados en documentos o en datos) el expediente electrónico es el centro sobre el cual se estructuran diferentes herramientas colaborativas que permiten considerar a la gestión documental como un proceso único y transversal a toda la empresa y, por tanto, posibilita desarrollar todo su ciclo y se integra con cualquier software presente o futuro. A partir del expediente electrónico es posible idear un flujo de los documentos, sus tiempos de retención necesarios, darles codificaciones, relacionarlos con otras series documentales… y todo ello con una trazabilidad completa del proceso.

En la administración pública este modelado de procesos documentales ha ido llegando paulatinamente favorecido por el estado de la técnica que, aunque satisfactoria, no ha sido suficiente para evitar una prórroga de plazos para su implantación definitiva. La interoperabilidad de las distintas administraciones no es lo suficientemente robusta todavía aunque ha mejorado ostensiblemente en los últimos años. La situación varía enormemente dependiendo de si hablamos de ayuntamientos, comunidades autónomas o diputaciones así como de las diferentes áreas de actuación (sede electrónica, firma electrónica, comunicaciones con el ciudadano, registro…). Por ejemplo, la sede electrónica que debe permitir a los ciudadanos relacionarse con las administraciones tal y como dictan las leyes 39/2015 y la Ley 40/2015, todavía no está implantada en gran parte de las diputaciones españolas pero si atendemos a la implantación de la firma electrónica en las Comunidades Autónomas vemos un gran grado de cumplimiento (en 14 de 17 hay sistema de firma electrónica).  Por otra parte encontramos aun dificultades en la tramitación de procesos documentales ya que se ha trasladado el procedimiento administrativo que antes realizábamos en la ventanilla única a la web, pero sin disponer de las ayudas que nos podría brindar un funcionario en un trámite físico. Esta falta de ayuda telemática han convertido muchos de estos trámites en verdaderos suplicios con los que no todos los ciudadanos pueden llegar a enfrentarse.

Lo cierto es que parece que ni con los nuevos plazos muchas administraciones públicas van a llegar a cumplirlos (la prorroga es hasta el año que viene, 2020). Este horizonte está a la vuelta de la esquina y su objetivo final es facilitar al ciudadano su relación con las AAPP cumpliendo con las obligaciones que en materia de transparencia tienen impuestas. En líneas generales y, como suele suceder siempre con lo público, va con retraso con respecto al sector privado aunque acabará implantándose por completo y cambiando la manera de relacionarnos con la Administración en cuanto a trámites y gestión de documentos.