¿Qué nos puede aportar un proyecto de automatización de procesos operativos financieros?
La gestión de los procesos de negocio debe enfocarse en optimizar los procedimientos y flujos dentro de una compañía. Pero ¿cómo conseguirlo?
Los procedimientos operativos deben ir enfocados a favorecer al cliente a través de un mejor rendimiento de la empresa. Para que esto se produzca debemos reducir la fricción entre departamentos y procesos a través de automatismos.
La tecnología y la automatización de tareas pueden ayudarnos para modelar los procedimientos y flujos documentales que nos acerquen a la excelencia y nos ofrezcan un modelado de procesos coherente y realista que pueda coordinar los recursos necesarios e identificar las tareas no core que no aportan valor al negocio. Ya os hablamos de la automatización de procesos administrativos en este post.
Volviendo a la pregunta de ¿para qué querríamos afrontar un proyecto de automatización de procesos financieros? La respuesta corta es para ganar tiempo y dinero.
Por un lado, si reducimos el tiempo invertido en la realización de tareas repetitivas o que no aportan valor y, ese tiempo, lo invertimos en tareas más productivas estaremos haciendo las dos cosas: ahorrar tiempo y dinero. Por tanto, conseguimos un importante Retorno de la Inversión (ROI) asegurándonos la calidad del proceso a través de las automatizaciones que eviten la interacción (y el posible fallo) del trabajador mientras que conseguimos un ahorro de costes, mejoramos nuestra productividad y conseguimos procesos menos costosos que se ejecutan en menos tiempo.
Además, con una optimización de procesos a través de automatismos podemos ser capaces de localizar fallos, lo que nos permitirá modificarlos para su optimización, poder desarrollar más actividades en el mismo periodo de tiempo…en definitiva en conseguir una mejora de nuestro rendimiento empresarial.
Hablar de automatizaciones en procesos operativos financieros implica ser consciente que estos procesos son muchos y variados. Normalmente en las empresas se consigue automatizar alguno de ellos, en raras ocasiones la gran mayoría y prácticamente nunca la totalidad de procesos que manejan. En procesos financieros, las automatizaciones deben estar sustentadas en arduos análisis y conocimientos que consigan apoyarse en datos provenientes de múltiples fuentes simultáneas. La interacción o interconexión entre sistemas debe posibilitar el escalado y calidad del dato puesto que se moverá desde su origen hasta su contabilidad final pasando por distintos entornos.
Por tanto, es imprescindible contar con datos absolutamente fiables. Sin la calidad de los datos la automatización no resulta válida. Los cuadros de mando, sustento de la información que manejan los órganos directivos, no serían fiables y no podrían ofrecer el conocimiento interno sobre los resultados financieros ni servir de guía externa para explicar, sin posibilidad de duda, los datos económicos de la compañía y su contexto.
Estos datos se extraen desde distintas fuentes, por lo que su revisión en procesos de calidad resulta determinante para manejar información fiable. Por ejemplo, las soluciones de procesos de pago a proveedores deben ofrecer seguridad y garantías en la extracción de datos. Deben aportar procedimientos de supervisión, controles de calidad y el uso de técnicas fiables de extracción como el OCR que rescata el dato y que deberá ser puesto a prueba a través de confrontaciones y validaciones contra pedido, además de ofrecer una lectura óptima de las líneas de detalle de las facturas antes de enviarlas a contabilizar al ERP. Si los datos llegan en facturas recibidas a través de procesos de intercambio electrónico se generarán transferencias en los procesos clasificando y ordenando facturas directamente en los programas de gestión o de contabilidad, evitando así el error humano y reduciendo costes en la introducción manual de los datos.
Hay que tener en cuenta que la gestión de los datos, sin merma de su calidad, debe estar controlada. Si contamos con múltiples entornos multiplicamos la dificultad en el manejo de datos y su inconsistencia. Las integraciones de sistemas son necesarias en procesos de automatización ya que requieren la entrada y salida de los datos de un entorno a otro. En las interacciones del dato que se producen con el Suministro Inmediato de Información (SII) es imprescindible garantizar la plena integración entre sistemas financieros (en las entradas contables, así como en las validaciones) para asegurar el viaje automático de los registros de facturación entre los distintos entornos.
Aunque las múltiples integraciones afectarán al presupuesto final, así como al tiempo de trabajo para lograr el éxito, los departamentos financieros pueden registrar un crecimiento tanto operativo como de ingresos gracias a ellas. Normalmente, para controlar la correcta gestión de los datos, se simula el proceso que seguirán antes de su puesta en producción. Un flujo de trabajo o workflow se encarga de ejecutar los procesos informáticos necesarios para que el dato viaje entre aplicaciones hasta llegar a su destino final. En el ejemplo que hemos visto anteriormente del proceso de pago a proveedores, el viaje del dato se produciría desde la emisión de las facturas en diversos formatos, analógicos o digitales, pasando por su aprobación, resolución de excepciones, cuadre de facturas y emisión final de los pagos a través de las integraciones necesarias con los ERP. Y por supuesto, su archivado final para que la información pueda ser consultada siempre que se necesite.
La automatización de los procesos operativos financieros debe ser adoptada como un método estratégico que sea capaz de ofrecer lo mejor entre la máquina, la persona y el dato. Y siempre con estos tres factores presentes ya que, si infravaloramos la interacción humana, nunca se conseguirán mejorar y pulir las estrategias financieras futuras de la compañía.
