No es un misterio que una de las gestiones que más tiempo, recurso y, por tanto, dinero consumen es la de una correcta gestión de pago a los proveedores. Parece un buen lugar por donde comenzar a automatizar.
Desde que en el lejano año de 2007 se publicó la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas se ha ido volviendo necesario, año tras año, una correcta gestión electrónica de todos los documentos que componen un proceso de compra. Desde el pedido inicial con la orden de compra, albaranes, adjuntos a la factura, factura, comprobante de pago hasta la orden final de contabilización en el ERP.
En este proceso intervienen varios actores que lo encarecen de manera considerable. Desde que el departamento de compras emite la orden de compra pasan muchas cosas hasta llegar al asiento contable de esa operación en un ERP. El proveedor nos emite su factura, la debemos recibir, cotejar, clasificar, registrar, distribuir al centro de coste interesado para que la verifiquen y aprueben, generalmente media firma, para que pueda pasar a contabilidad y, finalmente, su archivado durante al menos 5 años.
Si este proceso lo realizamos íntegramente manual, la demora a la que podemos someter una simple factura se vuelve peligrosamente ridícula. En un proceso donde todo se hace a la antigua, es decir, analógicamente, debemos esperar entre 2 y 3 días a recibir la fractura en carta (está bien, admitimos que no es la práctica habitual, pero aun sucede. Y más de lo que nos gustaría admitir).
Con la factura en la mano y contando que nuestros empleados estén esperándola como si de un equipo de ingenieros en los boxes de la fórmula 1 se tratara, tardaríamos unos 15 o 20 minutos en realizar el proceso de anteriormente señalado hasta llegar al momento más peliagudo: la firma o aceptación del centro de coste interesado. Hay que dar con su responsable en cuestión, pasarle la factura, que la revise y la acepte firmándola. En este último paso el abanico de tiempo es tan amplio que no nos atrevemos a ofrecer una media pues puede ir de un simple momento a más de una semana si no damos con el responsable.
El pago a proveedores manual requiere de una persona que revise que está todo el proceso realizado correctamente, introduzca los datos al programa y archive las facturas.
La automatización de este proceso supondrá que todas las actividades descritas anteriormente evitarán la intervención humana gracias a la captura automática de datos y flujos de aprobación de facturas bien definidos.
La tecnología OCR está perfectamente madura como para extraer el texto necesario de una factura a través de su lectura, da igual que el texto se manuscrito a escrito a máquina, además este tipo de técnicas se apoyan en lecturas de códigos de barras, QR o incluso posibilitando la lectura de formularios marcados.
Problemas con el método analógico
• Espera desde la emisión de la factura • Recepción • Cotejo • Clasificación • Distribución al centro de coste • Espera de la verificación del centro de coste • Espera de la firma del responsable • Contabilización manual .
• Archivado • Búsquedas lentas • Problemas de duplicidad • Fraude • Costes ocultos
Beneficios de la automatización
• Reducción de tiempos de gestión • Evitar retrasos en el pago • Evitar riesgo de fraudes • Evitar duplicidades • Transparencia en el proceso
• Reducción de costes • Reducción de tiempos • Cumplimiento legal • Mejora reputacional
De toda esta documentación se extraerá la información necesaria para la contabilización final en el ERP, se conservarán digitalmente todas las copias de los documentos, indexándose para su posterior archivo y para facilitar las búsquedas si fuera necesario hacerlas posteriormente.
Existen, como vemos, dos características que hacen de la automatización de este proceso un paso sumamente interesante si queremos avanzar en nuestra empresa por este camino: el proceso de pago de facturas de proveedores es un proceso que suele estar muy bien definido y delimitado y es un proceso que en su forma manual requiere demasiado tiempo, implicación de personas y costes ocultos. Los pagos duplicados, los tiempos de búsqueda etc conllevan un descontrol más o menos acusado en nuestros procesos contables, además de dilatar el proceso demasiado en el tiempo, con lo que el nerviosismo de nuestros proveedores crece, los tiempos de pago se alargan y el prestigio empresarial de nuestra compañía merma.
Gracias a la automatización de este tipo de procesos, junto con otras propuestas estratégicas clave, hicieron que Normadat se pudiera alzar con el Galardón CEPYME 2019 como “Pyme con Mejores Prácticas de Pago” lo que supuso un reconocimiento a la labor y el esfuerzo que estamos imprimiendo para perfeccionar este tipo de prácticas empresariales. Pero no solo contar con mecanismos depurados en el pago a proveedores nos sirvió para hacernos merecedores de tan prestigioso galardón, también conseguimos beneficios palpables en el día a día. Reducimos drásticamente los tiempos de gestión, evitamos retrasos en los pagos, pagos duplicados, redujimos el riesgo de perder documentos y el riesgo de fraudes favoreciendo un mayor control interno y mayor transparencia en el proceso: los proveedores pueden consultar el estado de sus facturas y la información fluye de dentro hacia fuera con total transparencia. Pero además, redujimos casi a la mitad los costes del proceso de pago y cumplimos de manera más óptima con la regulación exigida en materia contable.
Por todo ello podemos afirmar sin miedo a equivocarnos que la automatización del proceso de pago de facturas a proveedores es uno de los primeros procesos que recomendamos afrontar para embarcarnos en la gran aventura de la automatización de procesos empresariales.
Si lo necesitas, podemos ayudarte.
