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Una vez nos preguntaron qué es lo que deben hacer las empresas con un “archivo muerto”. La respuesta es nada. Un archivo nunca está muerto, puede llegar a convertirse en un archivo histórico o un archivo inactivo que sostenga unas pocas consultas, pero nunca será un archivo muerto. Lo que muere, si se puede decir así, es la documentación que alberga ese archivo. Es como decir que una casa muere, cuando lo que muere son las personas que la habitan.
Un archivo, por definición, es un “conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa” (art. 59 de la Ley del Patrimonio Histórico Español). Tampoco en el artículo 8 del Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos, se habla nunca de un archivo muerto o inactivo sino que tratan términos como el de “archivo histórico” cuya función es albergar documentación histórica con valores de consulta que han cambiado. Es decir, los motivos por los que un documento era consultado pasan de ser motivos administrativos o legales a motivos culturales o de estudio histórico.
En el mundo empresarial también sucede que algunos documentos pasan de ser consultados frecuentemente a no ser consultados casi nunca, pero las empresas, o tienen obligación legal de conservarlos, o recogen en sus procedimientos internos el valor de conservar cierta documentación como testimonio concreto de la actividad de la empresa en un momento determinado en el tiempo. Todos estos documentos de baja consulta son depositados en el archivo de la empresa, si lo tiene. El tiempo que pasarán en él lo marcan las distintas normativas según les afecten a un tipo de documentación u otra. Por ejemplo, por regla general, debemos saber que según el artículo 30 del Código de Comercio es obligatorio conservar durante seis años la documentación que genera derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y la deberemos conservar aunque cese la actividad empresarial. Otras leyes determinan el tiempo de conservación de la documentación en base a su naturaleza (medioambiental, contable, fiscal, clínica…) como vemos en la siguiente infografía.
Infografía Plazos de Conservación de Documentos - Records Management
Todas estas leyes determinan los años que los documentos permanecerán en un archivo mientras el documento pueda ser reclamado como testimonio o prueba con valor en un juicio. Por tanto, las empresas deberán guardar sus documentos tantos años como marque la ley para cada tipo de documentación concreta, existen cierto tipo de documentos relacionados con la constitución o el patrimonio de las empresas que son de conservación permanente como por ejemplo los estatutos fundacionales o las escrituras de la propiedad.
La documentación va a ir pasando por distintos estados que deberían custodiarse en distintos tipos de archivo. En un ciclo documental ideal, el archivo de oficina albergará los documentos recién creados y que tienen un mayor índice de consulta, de ahí pasarán a un archivo intermedio y finalmente llegarán a un archivo histórico, como ya os lo contábamos en este post.
Lo interesante de la documentación empresarial privada es que las empresas deben realizar este mismo “viacrucis” pero no tienen tan normalizado el depósito de sus documentos ni existe una ley que lo regule. No todas las empresas se pueden permitir siquiera poseer un archivo documental y la gestión del mismo, por lo que subcontratan este tipo de servicios a empresas especializadas como Normadat. La rentabilidad de la empresa determinará en gran medida la creación de un archivo propio, y su funcionamiento responderá a los mismos criterios que lo hace la empresa en el mercado: eficiencia, eficacia y valor añadido.
Por tanto, un archivo empresarial deberá ofrecer la posibilidad de ser intermediario entre los clientes y la gestión administrativa que sustentan y, además, abarcar la gestión de los aspectos históricos y culturales que estos documentos puedan ofrecer en el futuro. Y esta dualidad en su naturaleza es importante ya que, como cualquier otro departamento o área, el archivo está sujeto a la rentabilidad. Si su función solo se inserta dentro de un marco cultural que no está integrado dentro de la cadena de valor ni aporta agilidad en las tareas administrativas, su rentabilidad quedará en entredicho y será difícil justificar su mantenimiento.
Entonces, estos archivos con documentación de baja consulta, ¿son realmente importantes para las empresas?
Si se logran insertar bajo un mismo prisma las funciones de archivo histórico y de archivo de oficina, la respuesta es rotundamente, sí.
Pese a que en España no se ha producido un gran movimiento a favor de los archivos históricos en las compañías hasta los años 80, mantener un buen archivo histórico permite a la empresa disponer de toda la información necesaria acerca de su organización, sus procesos y su memoria como sujeto histórico, económico y social. Permite la llevanza de un gobierno eficaz de sus datos y es síntoma de una buena gestión documental en el que quedan reflejados todos los procesos de negocio y procesos transaccionales que soportan. Un buen manejo de estos procesos de información, contenidos en los documentos, permite una mayor observancia y comprensión de los problemas y su resolución ágil y efectiva. Además, al disponer de capacidad de análisis de los antecedentes, gracias a una correcta clasificación de la información, permite visibilizar oportunidades de negocio y las orienta fácilmente al área idónea para su tratamiento.
Para aquellas empresas interesadas en gestionar un buen sistema de transferencias de documentos de un archivo de oficina a uno central o histórico, existen una serie de recomendaciones básicas:
- Tratar al archivo como una unidad de negocio NO INDEPENDIENTE y que esté inserta en una política de gestión de documentos global, desde su creación en el llamado archivo de oficina hasta su conservación en el archivo histórico.
- Distinguir entre documentación primaria y documentación de apoyo. Eliminar la segunda antes de trasladar los documentos de un archivo a otro.
- No permitir la dispersión de los documentos.
- Los documentos, una vez utilizados, deben ser trasladados ordenadamente a un archivo donde queden custodiados.
- El archivo debe permitir el acceso ágil a la información.
- Asegurar su conservación en las mejores condiciones posibles.
- Cumplir con las disposiciones legales que les son exigibles.
En definitiva, se trata de conservar el dato como uno de los principales activos de la empresa, no en vano, hoy por hoy se afirma que la información es el nuevo oro. Así pues, custódiala para aprovecharla hoy y que pueda servir de testimonio mañana.
