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Archivos de empresa: la importancia de la digitalización de datos

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Gran parte de la carga de trabajo en las organizaciones y las empresas pasa por la gestión documental y por manejar los archivos de empresa. Las ventajas de digitalizar el archivo hacen que merezca la pena el esfuerzo, según dicen absolutamente todas las empresas que digitalizan su documentación. ¿Puedes confirmarlo?



Gran parte de la carga de trabajo en las organizaciones y las empresas pasa por la gestión documental y manejar los archivos de empresa. Dicha labor implica la administración del flujo de documentos de todo tipo, la recuperación rápida de la información, así como una custodia segura y adecuada de los datos más valiosos. Archivo de empresaAfortunadamente existen las empresas de digitalización. Éstas se encargan del proceso a través del cual se transforman los archivos y hacen de la gestión documental y el archivo de documentos un problema menos.

La digitalización se basa en la transformación de un documento digital a una representación binaria, la cual no solamente se utiliza para documentos escritos, sino también para fotografías, mapas, música, diapositivas, microfilm etc. El proceso comienza con un escáner, para capturar el documento. Después la información es indexada y se almacena junto a otros datos adjuntos (metadatos). Esto facilita la búsqueda simplificada para las empresas, de forma que convierte a las organizaciones en negocios mucho más eficaces. Además, evita que se pierda la información con el paso de los años, por lo que la digitalización se transforma en un instrumento seguro de gestión de datos. Asimismo, gracias a la digitalización, la recuperación de datos no supone un gasto, en ocasiones, crítico, porque puedes hacer backup de los archivos.

Existe la opción de que la propia empresa se encargue de digitalizar y archivar sus documentos, sin contar con un servicio externo que realice dicho trabajo, adquiriendo un escáner apropiado. Dependerá del nivel de calidad y el volumen de datos a procesar, que ésta sea una opción viable o no para la propia organización. No obstante, externalizar resulta siempre una manera rápida y eficaz, que proporciona la posibilidad de emplear el tiempo en las verdaderas prioridades del negocio.

La digitalización de documentos aumenta la eficiencia en la empresa, reduce gastos, favorece la productividad de los empleados y contribuye con el medio ambiente, al librarse de las ataduras del papel. Todo ventajas.

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