Imagina la oficina de una empresa o de un ayuntamiento y mezcla falta de planificación y de conocimiento con un poco de procrastinación. Resultado: una oficina llena de papeles, documentos apilados en estanterías al alcance de cualquiera o salas desbordadas llenas de cajas que ocupan más espacio que la propia sala de reuniones.
Las empresas, grandes y pequeñas, no son entes perfectamente organizados, que tienen todo planificado de antemano. La generación de información en cualquier organización comienza desde antes incluso de darla de alta en el registro mercantil. Los primeros documentos recogen la estrategia o los planes de negocio, los contratos legales, las licencias, etc., y desde este momento adquieren un valor importante por dos factores: la necesidad de consultarlos en cualquier instante para asegurar la continuidad del negocio y la obligación de conservarlos en condiciones óptimas durante bastante tiempo por cuestiones legales o normativas específicas. Por desgracia es usual que no se tenga en cuenta esta perspectiva o visión de la empresa a medio y largo plazo, por lo que estos documentos tan importantes comienzan a guardarse en los propios despachos (como mucho en alguna sala o almacén habilitado para ello).
La realidad de los documentos
Cuando hablamos de documentos a secas nos referimos normalmente al soporte papel clásico. Por otra parte, existen documentos electrónicos, que pueden tener un origen en papel y haber sido digitalizados o bien haber sido creados por computadoras u otros dispositivos informáticos. Con los documentos electrónicos y los archivos (en formato texto, imagen, vídeo, audio...) suelen darse problemas como la duplicación, la pérdida por fallos en los equipos que los almacenan o la generación de carpetas y más carpetas que dificultan la búsqueda de los archivos que no se utilizan normalmente.
Respecto a la documentación en papel, encontramos a diario situaciones como estas:
- Obligación de conservar algunos documentos:
Dependiendo de la tipología, algunos deben guardarse durante el tiempo que dure un proceso determinado (un contrato laboral) o durante décadas (como los contratos de hipotecas, por ejemplo).
- Deterioro de los archivos:
El papel sufre y se estropea por el paso del tiempo, pero también por las condiciones del lugar donde se guarde (humedad, incidencia de la luz, tipo de caja o archivador...), que lo vuelven amarillento, se resquebraja o la tinta desaparece.
- Uso de espacios:
Lo más normal es que se guarden los documentos en cajoneras, escritorios y muebles de oficina, aunque también se encuentran almacenes o sótanos con cajas apiladas que contienen la documentación de la empresa. Para profundizar en este punto conviene echar números (recomendamos solicitar un estudio gratuito de costes de custodia). En Madrid, el coste medio por metro cuadrado en una oficina alquilada oscila entre 10 y 30 €/m2 al mes. Si la documentación que se conserva ocupa 15 metros cuadrados, el coste anual de mantener la custodia internamente es de más de 5.000 € en los distritos donde hay más concentración de empresas. Cada organización debería evaluar este gasto sopesando el uso que se le da a la documentación ahí guardada y el coste de oportunidad que supone.
- Riesgos de la custodia documental:
Los más comunes son los producidos por averías en los edificios (goteras, humedad, incendios), por inclemencias meteorológicas, por pérdidas al cambiar de lugar el documento o por robo. Si no hay alguna medida de seguridad mínima, como controles de acceso o cámaras de vigilancia, los riesgos de sufrir sustracciones son más elevados.
- Búsquedas infinitas:
Mientras que los expertos en archivística desarrollan sistemas de clasificación adaptados para que se pueda encontrar cualquier documento custodiado, la mayoría de empresas pueden demorarse horas buscando el papel que expresamente necesitan y que, una vez encontrado, quizá cambie de ubicación.
Cuando te das cuenta de que algo está fallando, tu visión cambia:
¡No quiero que mi documentación esté apilada!
¡No quiero que mi documentación esté lejos de mis oficinas!
¡No quiero que mi documentación esté expuesta al sol, al fuego, al agua o al viento!
¡No quiero que mi documentación pueda ser vista por nadie que no sea yo!
Soluciones eficaces
- Custodia:
Siempre es bueno consultar con expertos en archivística o documentación para mejorar las instalaciones de custodia, pero, como hemos visto, en muchas ciudades el coste de mantener instalaciones de esta clase internamente es altísimo y la mejor opción es externalizar el servicio. De esta forma se solucionan varios de los problemas comentados: los riesgos se minimizan cuando el proveedor de custodia tiene instalaciones con sistemas de seguridad y accesos limitados, con sistemas de extinción de incendios por gas inocuo o por la utilización de armarios compactos que protegen de la luz, la humedad y el agua.
Como es habitual, a mayor número de cajas que se custodien, menor coste unitario. Aun así, por nuestra experiencia y, a pesar de que haya bajado el precio del suelo durante los años de crisis, aunque se externalice este servicio con pocas cajas, suele salir más barato que mantenerlas en las dependencias de la propia empresa. Un ahorro de costes y una disminución de riesgos simultánea... difícil de rechazar.
- Digitalización:
La mejor manera 
de luchar contra el deterioro o la pérdida de documentos. Además de tener copias digitales disponibles en cualquier ordenador con acceso habilitado, los métodos modernos de digitalización permiten indexar los documentos, extrayendo patrones, tipologías de datos, reconocimiento de firmas, etc.
- Expurgo:
Deshacerse de aquellos escritos en formato papel que ya no son útiles o han perdido vigencia es una forma inteligente de ahorrar recursos y dejar de amontonarlos en cajones, mesas y estanterías. Para aquellos soportes que incluyan información delicada o privada, la mejor opción es la destrucción certificada, que garantiza la completa eliminación de los documentos y la información que contienen (sin posibilidad de reconstrucción) cumpliendo la LOPD y su posterior reciclaje respetando el medioambiente.
Últimos consejos de ingeniería documental
Pedir presupuesto a varios proveedores de custodia, digitalización o expurgo de documentación, comparar precios y prestaciones (las diferencias en custodia se dan por factores como la seguridad, el sistema de extinción de incendios o la apilación de cajas). Porque aunque se trate de documentación que no suele usarse, de vez en cuando se necesita tener a mano, y más si contiene información importante que no puede deteriorarse, perderse o eliminarse aún.
