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"Archivo y gestión documental": Normadat en el desayuno profesional de SEDIC

El desayuno profesional “Archivo y gestión documental”, organizado por SEDIC, Universidad Complutense de Madrid (Departamento de Biblioteconomía y Documentación) y BiBlogtecarios, con el patrocinio del Ministerio de Cultura se celebró el pasado 21 de mayo. Allí estuvimos.


Dicen que la primavera la sangre altera, y por lo que se vivió en la mesa de debate, que puedes ver íntegramente aquí, parece que así es. En realidad se trató de una reunión muy “cañera”, reflexiva y crítica respecto al sector de la gestión documental y la archivística. Los ponentes, Julio Cerdá (Archivo del Ayuntamiento de Arganda del Rey), Dalila Álvarez (Archivo del Ayuntamiento de Torrijos) y Laura Segura (del sector privado), con la moderación de Concepción Mendo, de la facultad de Ciencias de la Documentación de la UCM, trataron aspectos relativos al interés actual, profesional y formativo, de los documentalistas, archiveros, bibliotecarios y gestores documentales.

Uno de los principales asuntos que se abordaron fue sobre qué modelos de archivo requieren la Administración Pública y la empresa privada y en qué difieren. En este campo los participantes en el debate coincidieron en señalar dos tipologías de profesional: por un lado el archivero-conservador, más dedicado al tratamiento y difusión del patrimonio documental; y, por otro, un archivero más vanguardista, que se dedica más a la gestión de la información en cualquier soporte y aplicada a procedimientos y procesos, liderando procesos de digitalización, entre otras tareas. No obstante, como bien señalaron los partícipes del desayuno, las empresas actuales solicitan perfiles más dinámicos, que ofrezcan soluciones a los problemas de gestión de las empresas; dándose el problema de que los planes de estudio de esta profesión no están adaptados a estas exigencias.

Como indicó Julio Cerdá, el tratamiento documental busca una “gestión ágil, rápida y pertinente de la información” que maneja cada entidad, tanto de la que se recaba como de la información potencial que se está desperdiciando; y es en este punto donde los profesionales de sector han de hacerse valer para aprovechar donde pueden ser más útiles, en la unión de la seguridad de la información, la gestión y las herramientas digitales de explotación. Este asunto es uno de los que generan más polémica actualmente, pues se dan dos inconvenientes relacionados que están perjudicando al desarrollo óptimo de estos procesos: la ambigüedad y la dificultad de definición de estos profesionales (¿qué son?, ¿archiveros, documentalistas, bibliotecarios, content curator…?), que redunda en la falta de reconocimiento o incluso el total desconocimiento de qué puede aportar este tipo de profesional a las empresas; y, en segundo lugar, el intrusismo, sobre todo desde el sector informático.

Ponentes del Desayuno Profesional "Archivo y gestión documental" de SEDICSe nota que estamos viviendo una época de intensos cambios y que los documentalistas no están sabiendo reaccionar, pues las empresas gastan sus presupuestos en softwares de gestión sin consultar a profesionales de la documentación, de tal forma que muchas veces se encuentran absurdos o errores básicos como bases de datos sin normalizar o sin cruzar los DNI, por ejemplo. Es decir, las empresas no están dándose cuenta de que sin un sistema de gestión documental óptimo, están perdiendo dinero.

Ante esta tesitura hay que reaccionar. Las mejores opciones que se plantearon fueron la creación de un Colegio Profesional, que sería muy beneficioso para defenderse del intrusismo, dar a conocer la profesión y presionar para la mejora de los aspectos laborales; y la capacidad de adaptación, el dinamismo de los profesionales para especializarse en el tipo de institución donde trabajen ofreciendo soluciones de gestión de la información. Por lo tanto, el primero es un objetivo colectivo, que lleva tiempo persiguiéndose pero que no cuaja, mientras que el segundo depende de cada individuo.

Por otra parte, algunos de los asistentes realizaron una crítica a lo que consideran un empobrecimiento de la función archivística, pues muchas veces “los proyectos de para la Administración Pública ya no salen a concurso, salen a subasta”, teniendo que bajar los salarios de los profesionales, perjudicando la calidad, la motivación de los trabajadores y el resultado de los proyectos. Además, uno de los comentarios más críticos hizo referencia a la no aplicación de la Ley de Transparencia de algunas administraciones y la dificultad y hasta imposibilidad de acceso a cierta documentación, sobre todo la desclasificada.

Como conclusión, se puede afirmar que el objetivo principal de las empresas es la búsqueda constante de la eficiencia, de hacer más con menos, para lo que hoy en día es necesario transformar toda la información que se recopila en conocimiento, que es el verdadero motor del avance de las organizaciones. Las vicisitudes de esta época implican tener en cuenta el desarrollo digital con la actuación en tiempo real sobre los documentos, para lo cual archiveros y documentalistas tienen que aprender a hacerse valer, demostrar a las organizaciones cómo su función es diferencial en la mejora de la eficiencia empresarial en la era del conocimiento.



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